Comment être sûr de ne RIEN oublier dans votre projet ? L’organigramme des tâches
Par François Debois le 15 juillet 2015
Votre projet vient d’être lancé, et il est temps maintenant pour vous de le structurer pour vous assurer qu’il est bien réalisable !
La clé de voûte de votre organisation ? La liste des livrables à produire et des tâches à réaliser dans votre projet. Vous avez déjà essayé plusieurs pratiques plus ou moins concluantes :
- le tableau Excel tellement complexe que vous avez décidé de l’abandonner à la deuxième mise à jour,
- la liste de tâches à la Prévert qui s’allonge comme un jour sans fin au terme de chaque réunion d’avancement.
- Et enfin le mode « freestyle » où vous avez tenté de piloter le projet sans le découper en tâches, permettant à chaque équipier de faire… à peu près ce qu’il voulait !
Vous en êtes venu à la conclusion naturelle que la sur-structuration du projet (trop de tâches) est tout aussi toxique que la sous-structuration (pas assez de tâches).
Mais alors, comment trouver la juste maille de tâches, celle qui permet de piloter le projet sans être noyé sous la complexité ? Roulement de tambours et parade de pom-pom girls pour un outil clé de la gestion de projet : l’organigramme des tâches !
L’organigramme des tâches « raconte » votre projet
L’organigramme des tâches (également connu sous le doux nom d’ « OT » ou « W.B.S. », « Work Breakdown Structure » en anglais) est l’outil qui vous permet de structurer toutes les actions à réaliser dans le cadre de votre projet.
Un bon « OT » raconte votre projet, en ce sens qu’il présente concrètement l’arborescence des actions que vous allez mettre en œuvre.
Dans l’exemple ci-dessus, le chef de projet a découpé son projet en 3 lots, qui vont se décliner en 10 tâches élémentaires, qu’il pourra déléguer aux différents équipiers.
Les 7 règles clés pour construire votre organigramme des tâches
1. La décomposition du projet se fait niveau par niveau, selon un découpage :
- Séquentiel, c’est-à-dire par phase.
- Géographique, c’est-à-dire selon la notion d’emplacement.
- Architectural, c’est-à-dire par système à mettre en œuvre ou par fonction à réaliser ou par composant à fournir.
- Par nature d’activité ou type de prestation (étude, achat, fabrication, montage, essais…).
- Par métier ou spécialité mis en œuvre.
Toutes les logiques de décomposition peuvent être bonnes, à partir du moment où elles ont du sens dans votre projet (ex : si vous construisez un tronçon de chemin de fer, cela peut avoir du sens de découper votre projet de façon géographique, du km X au km Y, puis du km Y au km Z…. mais ça en aura beaucoup moins sur un projet informatique).
2. La construction de l’OT se fait par allers retours entre le haut et le bas de l’organigramme.
3. Le découpage en « Tâches » ne peut être l’œuvre d’une seule personne, et doit donc être le résultat d’un consensus entre tous les acteurs du projet et particulièrement les chefs des spécialités dans lesquelles sont désignés les responsables de « Tâches ». De façon pratique, il arrive souvent que le chef de projet propose une première version, qui sera amendée par les parties prenantes du projet.
4. Une tâche ne se décline jamais en une seule tâche !
5. Le découpage s’arrête dès que l’on estime que la dernière subdivision obtenue, que l’on appellera désormais « Tâche », répond à la règle des 3R suivante :
- Résultat : le livrable fournit par la tâche est clairement identifiable.
- Responsable : un seul responsable de son exécution, identifié dans la structure, mais qui n’est pas obligatoirement l’exécutant lui-même.
- Ressources : une estimation du budget est possible sur la tâche (en heures / euros, selon le cas).
6. Idéalement, l’OT ne doit pas comporter plus de 7 lots dans la largeur, et plus de 3 niveaux dans la hauteur. Pourquoi cela ? Tout simplement parce qu’il doit tenir sur une page A4 ! Cela représente au maximum 20 tâches élémentaires (qui, une fois positionnées sur un planning, restent là encore lisible sur un format A4). Si cela n’est pas possible, c’est probablement que votre projet est trop gros et qu’il risque de subir le syndrome de Boyard, ou que vos pulsions de contrôle sont trop fortes !
7. Votre OT peut être coloré, en associant un code couleur à chaque acteur clé de votre projet. Chacun pourra repérer facilement les tâches dont il a la responsabilité (et pour une affectation plus fine des tâches, vous pouvez bien sûr produire un diagramme d’attribution).
Vous avez produit votre OT et vous en êtes fier ? Conservez-le pour le prochain projet du même type, il vous fera gagner du temps !
Vous souhaitez maîtriser les méthodes et outils pour réussir vos projets ?
Formation : 3 h chrono pour maîtriser les principaux outils de pilotage de projet
Formation : Les outils de la gestion de projet
Formation : Kit efficacité du chef de projet
Laisser un commentaire
Fabien RAYNAUD Il y a 9 années
Même si la plupart du temps, le découpage se fait en lots séquentiels, il faut regarder si plusieurs livrables indépendants peuvent être fournis en parallèle (quand ils n’impliquent pas les mêmes équipes).
Pour le découpage des tâches, j’opterais plutôt pour une profondeur de 4 ou 5 maximum. Je m’arrête quand je peux mettre un nom (soit un chef d’équipe soit un collaborateur directement) sur une tâche. Je ne veux pas rentrer dans le micro-management de chaque étape. A charge ensuite à chaque responsable de construire lui-même cette même carte en découpant par sous-tâches qu’il peut affecter à chaque membre de son équipe, par exemple – le tout étant que chaque tâche reste sous la racine de sa tâche principale.
Ceci fournit son propre document de travail. Je ne pense pas qu’il faille l’intégrer au diagramme global car il surchargera inutilement le tout. Chaque personne identifiée est responsable de son livrable avec le coût et le planning qui lui est associé – le maitre d’œuvre fournissant le timing dans lequel chacun peut s’inscrire (peut démarrer à partir de telle date, doit finir avant telle date).
Quel outil conseillez-vous pour la réalisation d’un WBS ?
Microsoft Project me parait bien lourd. Sinon, on peut le faire dans Microsoft Visio ou sinon avec un logiciel de Mind Mapping (comme Xmind, par exemple).
Fabien RAYNAUD
http://www.FabienRaynaud.com
François Debois Il y a 9 années
@Fabien : merci pour votre fidélité au blog et pour vos commentaires toujours avisés 🙂
Pour éviter le micro-management, je distingue pour ma part la tâche (caractérisée par mes fameux 3R : Résultat/Responsable/Ressources) et la checklist d’actions qui peut y être associée (et qui peut constituer par ailleurs un outil de mesure de l’avancement physique de la tâche). Dans l’OT/WBS, je m’arrête à la tâche 🙂
En termes d’outil, les logiciels de MindMapping peuvent effectivement constituer une excellente solution. J’utilise également la fonction « SmartArt organigramme » sur MS Powerpoint (c’est moins puissant, mais ça permet de poser visuellement et rapidement le WBS).
Fabien RAYNAUD Il y a 9 années
Merci François pour votre réponse et cette précision concernant la distinction entre « tâche » et « actions » (au sens todo list).
Hugues ROCHE Il y a 9 années
Je confirme aussi l’usage de SmartArt sous Office : simple d’utilisation et rapide.
Par ailleurs, je réalise rarement une mise ou propre de l’OT comme organigramme ; je mets directement les taches dans le planning ou le budget.
Mais j’utilise beaucoup les post’it et paper en réunion de travail pour construire l’OT avec l’équipe ou des experts. Puis photo.
François Debois Il y a 9 années
@Hugues : pour ma part, j’aime bien conserver un OT « propre », car je m’en sers dans le cadre des entretiens d’onboarding des équipiers et dans la réunion de lancement. C’est un bon moyen de communiquer une vision d’ensemble de l’ossature du projet 🙂
Jean Mamadou Il y a 7 années
Bonjour M.Fabien,
j’ai vu que vous étiez à la recherche d’un logiciel pour la réalisation d’un WBS, pas de problème, j’ai ce qu’il vous faut ! Vous pouvez utiliser Creately https://creately.com/ . C’est un logiciel que j’utilise moi-même et avec lequel j’ai réalisé la plupart de mes projets et ce, en un temps record et de manière propre et très structurée. Normal, c’est un logiciel très complet qui propose plein de solution pour que vous puissiez créer vos WBS comme des modèles gratuits ou bien d’autres fonctionnalités accessibles grâce à son interface intuitive.
Merci !
brun Il y a 9 années
bonjour Messieurs,
Jérôme sait combien je suis attaché aux notions de structures: et forcément l’OT est mon sujet de prédilection auprès de mes interlocuteurs en recherche de méthodes et outils.
Je vous propose donc d’insérer en complément du toujours excellent blog sur l’OT, la notion d’étapes récurrentes pour être en mesure de présenter à un COPIL deux ou trois scénarii qui permettront de prendre une bonne décision /orientation.
En effet, je crois qu’il faut insister sur cette récurrence incontournable:
– première ébauche du CDP (ou d’un modèle existant d’un projet précédent),
– présentation aux futurs membres de l’équipe projet (mais aussi à leur hiérarchiques) dans la présentation du projet lors de la première rencontre,
– approfondissement collectif avec l’équipe projet ainsi constituée,
– rebouclage après les travaux collectif de planification, budgétisation, analyse des risques,
– étant entendu que la première approche portait principalement sur la détermination des Livrables attendus, étage par étage de l’OT initial.
François Debois Il y a 9 années
@André : merci pour ces précisions concernant le côté récursif de la construction des outils d’organisation du projet. C’est parce que l’équipe projet amendera l’OT initial qu’elle va se l’approprier !
Nicolas MINARD Il y a 8 années
Bonjour,
Merci pour cet article que j’ai trouvé très pertinent. Puisque dans le prolongement de la méthode nous retrouvons l’outil, j’utilise pour ma part le logiciel MindView (question également posée par M. RAYNAUD). Il permet de mettre en forme un WBS automatiquement transformable en GANTT et propose également d’autres fonctionnalités telles que la mise en forme d’un CR ou d’un document de présentation. On peut gérer ainsi dans un seul et même outil le pilotage complet du projet.
Nicolas MINARD
http://www.axeas.fr
Martin Il y a 7 années
Bonjour, je ne comprends pas bien la partie
« 1. La décomposition du projet se fait niveau par niveau, selon un découpage :
Séquentiel, c’est-à-dire par phase. […] »
Est-ce que cela signifie que le premier niveau n-1 doit être séquentiel, puis le niveau n-2 doit être géographique, puis le niveau n-3 par architecture, etc.?
Merci d’avance pour votre réponse
Cordialement,
Lionel
François Debois Il y a 7 années
Bonjour Lionel,
En fait, le premier niveau est assez souvent découpé par phase du projet. Mais sur les niveaux suivants, il n’y a aucune règle de découpage, et il faut vraiment choisir ce qui est le plus pertinent pour le projet (métier, géographique…).
L’organigramme des tâches idéal, c’est celui qui tient sur une page A4, et qui permet à l’ensemble des parties prenantes de comprendre votre projet au travers des livrables qu’il produit.
François