De même qu’il ne suffit pas de connaître les techniques de peinture pour dessiner un tableau de maître, la maîtrise des techniques et outils de planification tels que le diagramme de GANTT suffit-elle à faire de vous un maître de la planification ?
Comment les maîtres peuvent-ils nous inspirer pour faire des plannings utiles et partagés avec les parties-prenantes de notre projet ?
Le cavalier, Pablo Picasso, 1950
Il y a 3 objectifs majeurs dans une activité de planification.
- Identifier les activités à réaliser et les agencer de manière à estimer une date de fin de projet
- Coordonner les acteurs du projet en leur communiquant les bonnes informations sur les attendus de leur participation
- Communiquer auprès de toutes les partie-prenantes externes du projet (client du projet, Comité Directeur, acteurs impactés par le projet…)
La diversité des objectifs et des interlocuteurs est telle qu’un vecteur de communication unique ne peut être adapté.
Que nous apprennent les maîtres dans le domaine ? Un artiste sait faire passer un message et au-delà des émotions, en maîtrisant parfaitement les techniques de son art. Il n’est nul besoin pour l’amateur d’art d’en connaître la technique pour apprécier l’œuvre et comprendre le message que fait passer l’artiste. Par ailleurs, l’artiste sait s’adapter au support et en gérer les contraintes pour les transformer en opportunités.
3 règles à respecter
Cela nous enseigne 3 règles à respecter lorsque vous planifiez et surtout que vous communiquez votre planning :
1 – Choisissez le support de communication et le niveau de détail adapté à la cible de votre planning. Le meilleur moyen de communiquer sur un jalon de démolition avec les ouvriers d’un chantier et avec les riverains et les usagers de la rue peut-être d’écrire sur un mur le message essentiel de votre planning. Un diagramme de Gantt stocké sur votre PC ou même affiché dans la salle de réunion aura certainement moins d’impact vis-à-vis de ces cibles.
2 - Adaptez l’information, son niveau de détail et sa représentation à la cible. Peu de personnes dans vos organisations savent lire et interpréter un diagramme de GANTT. C’est à vous de vous adapter à vos interlocuteurs et non l’inverse. Soyez créatifs dans la façon de représenter l’information. Comme dit l’adage « Simple is beautiful ».
3 – Vous n’avez pas la dernière version de logiciel de planification? Qu’à cela ne tienne, utilisez tous les moyens classiques de représentation pour construire et partager votre planning (tableau blanc, post-its…). Faites des contraintes de représentation une opportunité de simplification et de partage !
En conclusion, comme l’artiste maîtrise son art et rend son message accessible au plus grand nombre, le rôle d’un chef de projet est, tout en maîtrisant parfaitement la complexité de son projet et les techniques de planification, de communiquer l’essentiel sous le bon format à chacune des partie-prenantes du projet.
