Estimer la charge de travail du chef de projet

Votre semaine de travail est-elle un Tetris ?

Vous connaissez Tetris ?

Ce jeu créé en 1984 met le joueur au défi de réaliser des lignes complètes en déplaçant des pièces de formes différentes, les tétriminos, qui défilent depuis le haut jusqu’au bas de l’écran. Les lignes complétées disparaissent tout en rapportant des points et le joueur peut de nouveau remplir les cases libérées. Le jeu n’a pas de fin… sauf lorsqu’un tétrimino reste bloqué en haut. Le joueur doit donc résister le plus longtemps à la chute continue des tétriminos, afin de réaliser le meilleur score.

La semaine de travail d’un chef de projet ressemble souvent à ce jeu, où les activités courantes et celles qui sont liées aux projets (initialiser le projet, constituer l’équipe, établir le planning, contrôler les coûts, préparer et animer des réunions d’avancement ou de travail, rendre compte au comité de pilotage, développer et entretenir un réseau de communication efficace avec les parties prenantes…) sont autant de tétriminos qui tombent, et pas toujours aux endroits opportuns pour que ça rentre !

Le risque de fractionnement du temps devient alors critique, et parfois vecteur de stress. Ça s’empile trop vite !

Commencez par clarifier votre lettre de mission

Combien de tétriminos projets allez-vous devoir caser dans votre semaine ?

Tout dépend de la mission qui vous est confiée !

De la même manière qu’il est difficile d’estimer le budget pour produire un livrable sans en connaitre le périmètre et les exigences de performance, il convient de clarifier les missions du chef de projet pour évaluer sa charge de travail.

Cela peut prendre la forme d’une lettre de mission, plus ou moins formelle, qui apportera des réponses aux questions suivantes :

• Qui me nomme ? A qui (ou à quelle instance) je rends compte ? A quelle fréquence ? Sous quelle forme ?
• Quelles sont les décisions qui me sont déléguées, celles qui ne le sont pas ? Qui (ou quelles instances) prendront ces décisions ? Que dois-je préparer pour faciliter cette prise de décision ?
• Comment sont affectées les ressources et compétences aux projets ? En cas de désaccord sur l’affectation des ressources/les priorités/les résistances / les solutions, qui arbitre ? Par qui et comment les acteurs concernés par le projet sont-ils informés de ma nomination ?
• Quelles sont mes missions ? Initialiser le projet, constituer l’équipe, établir le planning, contrôler les coûts, préparer et animer des réunions d’avancement ou de travail, rendre compte au comité de pilotage, développer et entretenir un réseau de communication efficace avec les parties prenantes… ?
• Afin de réaliser ces missions, quelle sera ma charge de travail sur le projet ?

Afin que votre commanditaire et votre manager (qui sont parfois les mêmes personnes) prennent conscience du niveau d’effort qui vous est demandé, il est recommandé de  ramener la charge de travail associée au projet à un horizon temporel maîtrisable : la semaine.

Par exemple : « si je comprends bien, je vais investir 2 jours par semaine pendant 7 semaines sur ce projet ». C’est en règle générale plus explicite que « je vais passer 15 jours*hommes sur ce projet », et c’est un moyen d’obtenir des arbitrages par rapport à d’autres projets ou aux activités courantes.

Ce chiffre est parfois facile à estimer, et parfois non !

Sortez les calculettes, voici quelques techniques pour estimer votre charge de travail de chef de projet !

Estimer la charge de travail du chef de projet

L’approche analogique

Comme son nom l’indique, cette méthode est basée sur l’analogie avec un projet précédent sur lequel les informations ont été bien capitalisées.

Après clarification des similitudes entre l’ancien et le nouveau projet, la méthode consiste à estimer le coût du nouveau projet en fonction de quelques critères caractéristiques  de l’ancien projet (durée, nombre de livrables, nombres d’équipiers, etc.).

L’estimation ascendante

Elle consiste à estimer les coûts des tâches les plus fines et à agréger ces données. Point de vigilance : en règle générale, le fait de chiffrer l’ensemble des tâches de la manière la plus fine a un effet inflationniste sur l’estimation globale.

Tableau issu de la la Boite à outils du chef de projet – éditions Dunod

L’estimation à 3 points :

Cette méthode conviendra aux plus matheux. Si à la lecture des 2 premières lignes vous décrochez, passez à la suite !

Cette technique, aussi utilisée pour estimer la durée d’une activité, intègre l’incertitude et le risque de l’estimation. Elle se fonde sur trois estimations du coût d’une activité donnée:

• Plus Probable (CPP) : évaluation vraisemblable de l’effort requis.
• Optimiste (Co) : l’estimation selon le meilleur scénario.
• Pessimiste (CP) : l’estimation selon le pire scénario.

L’estimation est alors calculée comme la moyenne pondérée de ces 3 estimations (dans l’exemple ci-après, pour les puristes, sur la base d’une distribution Bêta) :

Ce= (Optimiste + Pessimiste + 4x le plus probable)/6.

Par exemple, si je me dis que le projet va me prendre 0,5 jour par semaine au mieux, 2 jours au pire, et probablement 1 jour… ma charge de travail estimée sera de (0,5+2+4×1)/6 = 1,1 jours !

Le bon sens !

Que l’on soit sur un petit projet ou un gros, il convient de noter qu’il existe toujours des tâches incompressibles, et qu’on peut rarement investir moins d’une demi-journée par semaine sur un projet.

Choisissez la méthode qui vous convient, et après c’est comme le tétris, rien ne vaut l’entrainement !