Piloter l’avancement de votre projet

Par le 4 janvier 2016

Dans un précédent billet concernant le budget du projet, j’avais utilisé l’analogie du pilote de jet préparant son vol. Reprenons cette analogie pour illustrer le pilotage de l’avancement du projet.

Imaginons un pilote qui a planifié son vol de Paris Orly vers Toulouse. Le départ est planifié à 8h00 et l’arrivée est prévue à 9h15. Le pilote, comme la réglementation le lui impose, a planifié sa route et a prévu de passer par les balises d’Orléans à 8h15, Châteauroux à 8h30, Limoges à 8h45 et Cahors à 9h00. Nous pouvons faire une analogie du vol avec le management de projet. Les heures de départ et d’arrivée correspondent aux dates prévisionnelles de début et de fin de projet. Les balises et leurs heures de passage correspondent aux jalons du projet et aux dates prévisionnelles de passage. Le plan de vol quant à lui est l’analogie du plan de projet et du planning. Le pilote a bien entendu prévu une quantité de carburant nécessaire pour réaliser le vol et une réserve de 10% (provision pour risques).

Intégrer les dérives et prévoir l’arrivée…

Le jour du vol, en raison de problèmes de ressources sur l’aéroport d’Orly, le vol débute avec 5 minutes de retard. Un retard au début d’un projet est une chose fréquente, par exemple en raison de retard de mise à disposition des ressources ou d’une signature tardive d’un décideur. A 8h30, le pilote fait le point sur le vol.  Son système de navigation l’informe qu’il se trouve à la verticale de Vierzon, à 60 km au nord de Châteauroux. Sa jauge de carburant lui indique qu’il a surconsommé 5% de carburant. Par ailleurs le contrôle aérien l’informe d’un risque de gros orage sur sa route.  Le pilote doit faire une annonce de l’heure prévue d’arrivée au contrôle aérien et à ses passagers et s’assurer qu’il a assez de carburant pour aller à sa destination. Que va-t-il faire ?

Le tableau d’avancement suivant nous permet de faire un bilan synthétique de la situation et de déterminer le plan d’action pour la suite du vol :

tableau d'avancement
Tous les outils élaborés dans la phase de préparation n’ont de sens que s’ils sont utilisés au cours de la réalisation pour maîtriser les délais, les coûts et la configuration technique du projet. En contrepartie, le suivi des paramètres du projet en cours de réalisation n’est valable que si la phase de préparation a été mise à profit pour établir des références précises.
Cette analogie nous permet de déterminer les modalités de suivi de l’avancement d’un projet. Notre pilote se trouve dans la même situation qu’un chef de projet qui doit déterminer avec son équipe les nouvelles données de son projet pour les annoncer au client du projet et aux décideurs.

Anticiper !

Le rôle du Chef de Projet est d’ANTICIPER ! Ses préoccupations quotidiennes sont les suivantes : Compte tenu de ce qui est déjà réalisé et engagé, que reste-t-il à faire ? Combien de temps, de ressources et d’argent nous faut-il pour terminer le projet ? Quelle est l’ampleur de la dérive ? Comment peut-on redresser le cap sur l’objectif (coût, délai, qualité) ? Quels sont les impacts des modifications ? À quel moment dois-je alerter le Comité de Pilotage ?

Nous conseillons au chef de projet d’utiliser un tableau d’avancement du type de celui proposé dans ce billet. La détermination d’une situation d’avancement sera toujours réalisée en 3 temps :

  • Faire l’état d’avancement factuel : où en sommes-nous de l’avancement des livrables ? Que reste-t-il à faire ? Combien de budget et de ressources avons-nous consommé ? Quels aléas ou risques nouveaux identifions nous ? Quel est l’état des ressources humaines et de motivation de l’équipe ?
  • Quelles sont les conséquences possibles à terminaison (à la fin du projet) de la situation et les options possibles ?
  • Quelles actions décidons-nous de mettre en œuvre ou de proposer aux décideurs pour redresser le cap ?

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