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Gestion multi-projets : comment faire rentrer tous vos projets dans votre semaine ?

Par le 14 mars 2016

© olly - Fotolia_45247062_S

Il était une fois… un vieux professeur de l’Ecole Nationale d’Administration Publique, engagé pour donner une formation sur la planification efficace de son temps à un groupe d’une quinzaine de dirigeants de grosses compagnies nord-américaines.

« Je vous propose une expérience » dit-il à son public attentif.

Il prit un grand bocal de verre, et le remplit à ras bord de gros cailloux de la taille d’une balle de tennis. Puis il demanda à son public : « Est-ce que ce bocal est plein ? » Tout le monde répondit : « Oui ». « Bien », répondit-il, « nous allons voir. »

C’est alors qu’il sortit un sac contenant des graviers et le versa dans le bocal.  Les graviers se faufilèrent entre les cailloux et remplirent le bocal. À nouveau, il posa la question : « Est-ce que le bocal est plein ? ». Le public, commençant à comprendre la mise en scène, répondit : « Non. »

Il prit ensuite un sac de sable qu’il versa dans le bocal. Le sable, à son tour, se faufila entre les cailloux et les graviers jusqu’à remplir le bocal.

Il fit de même avec la bouteille d’eau qui était posée sur sa table et remplit à nouveau le bocal.

« Quel enseignement pouvons-nous tirer de cette expérience ? » demanda-t-il à son public médusé.

Un des participants, tissant le lien avec le thème de l’intervention, émit une hypothèse : « ça veut dire que lorsqu’on croit qu’il n’y a plus de place dans notre agenda, on en trouve encore. »

« Non, répondit le professeur en affichant alors un sourire malicieux. En réalité, cette expérience montre que si l’on ne met pas les gros cailloux en premier dans le bocal, on ne pourra jamais les mettre tous. Il faut donc commencer par les gros cailloux avant de s’attaquer aux petits. »

La taille du bocal

Votre bocal, c’est votre semaine de travail, c’est donc un capital de 10 demi-journées (si vous travaillez à plein temps) que vous allez pouvoir utiliser efficacement.

Mais… il y a un bocal dans le bocal !

En effet, une partie de ce capital va être consommée par vos activités courantes, de la gestion administrative… Supposons que vous soyez mobilisé(e) à 60% de votre temps sur les projets, cela signifie que vous allez pouvoir investir 3 jours par semaine sur ces derniers.

Mais… il y a déjà une pierre dans le bocal du bocal !

Car les projets comportent tous leur part d’aléas, qui vont consommer 7 à 15% de votre budget-temps, soit, dans notre exemple, 0,5 jours.

Bon, la bonne nouvelle, c’est qu’il vous reste encore 2,5 jours pour contribuer à des projets très enthousiasmants ! Mais avant de remplir votre bocal, il est important de dresser votre panorama pierreux.

La taille et le nombre des cailloux

Votre projet est-il un petit caillou blanc (du genre de ceux qui tiennent dans les poches du petit Poucet) ou alors un roc imposant (c’est un roc ! … c’est un pic… c’est un cap ! Que dis-je, c’est un cap ? … c’est une péninsule !) ?

La Loi de Parkinson (également intitulée « loi des gaz appliquée au travail ») nous explique que « tout travail tend à se dilater pour utiliser toutes les ressources qui lui sont imparties ». Ainsi, si vous ne contingentez pas la charge que vous allez consacrer à un projet sur la semaine, il est tout à fait possible que ce projet vous occupe toute la semaine !

Il est donc intéressant de procéder à une première estimation de cette charge, et de la ramener à l’échelle de la semaine. Un conseil : interdisez-vous de descendre en-dessous de la demi-journée (a priori, si vous passez moins d’une demi-journée sur la semaine à contribuer à un projet, c’est que vous ne devez pas y être associé).

L’agencement de vos cailloux

Commencez par installer vos gros cailloux (les projets les plus importants) dans le fond du bocal (enfin, dans le bocal du bocal !), puis complétez avec les graviers.

A ce stade, vous vous grattez peut-être la tête en vous demandant :

  • Quand les cailloux dépassent du bocal, comment prioriser/obtenir une priorisation des projets de la part de mon commanditaire (sachant que souvent, pour lui, tout est prioritaire) ;
  • Comment gérer votre activité au quotidien sur tous ces projets (quand gérer les tâches de fond, comment organisez les multiples réunions qui en découlent…) ?

Nous vous invitons à découvrir les réponses à ces questions dans les prochains billets du blog !

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Fabien RAYNAUD Il y a 4 mois

En complément des gros cailloux et des grains de sable, je préconise la méthode suivante pour bien distribuer la répartition de temps à allouer à chaque projet :

1/ Faites une liste exhaustive de tous les projets sur lesquels vous voulez travailler.

2/ Calculez votre solde de temps disponible.
Sur toute la semaine, combien de temps êtes-vous disponible pour votre travail. Sur une journée, c’est 24 heures, moins le temps de sommeil, moins les transports, moins les loisirs, etc.
En résumé, quel est votre budget temps.

3/ Allouez un pourcentage de temps à chacun de vos projets de l’étape 1/
Pour le projet A, étant donné son importance, vous voulez y consacrer 40% de votre temps, et à contrario le projet B est minime et 10% de temps suffiront. Etc.

4/ De ces pourcentages, et avec votre budget Temps calculé à l’étape 2, vous savez combien de temps vous devez passer (par semaine ou par jour) sur chacun de vos projets.

Cordialement,
Fabien RAYNAUD
http://www.FabienRaynaud.com

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    François Debois

    François Debois Il y a 4 mois

    @Fabien : merci pour cette approche analytique très complémentaire. On pourrait ajouter qu’en plus de la répartition de son temps, un des enjeux du chef de projet est la répartition de sa charge mentale (car travailler sur plusieurs projets en parallèle peut parfois être très stimulant… ou très fatiguant quand on navigue entre des sujets très éloignés les uns des autres).

Patrick Rémont Il y a 3 mois

Au fil du temps, comme la nature n’est jamais figée, certains gros cailloux peuvent demander moins de place que prévu, ou au contraire un peu plus ! On pourrait alors utiliser la technique de fragmentation des roches en utilisant l’eau du bocal ! En d’autres termes, on peut être amené à reconsidérer le temps global consacré aux projets dans son agenda pour le redistribuer de manière efficace.

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    François Debois

    François Debois Il y a 3 mois

    @Patrick : merci pour cette leçon d’érosion et de fragmentation des roches! Pour ma part, je pratique la chose suivante : tous les jours, je prends un moment pour revoir mes priorités multi-projets de la semaine. Toutes les semaines, je prends un moment pour revoir mes priorités du mois. Et tous les mois, je prends un moment pour revoir mes priorités de l’année.
    C’est un bon moyen pour réévaluer la taille de mes cailloux !

Fabien RAYNAUD Il y a 2 mois

En complément de cet article, un post que j’ai publié sur la manière de planifier sa journée de travail : https://managementhumanumest.wordpress.com/2016/04/20/comment-planifier-sa-journee-de-travail-pour-etre-efficace/

Cordialement,
Fabien RAYNAUD
http://www.FabienRaynaud.com

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    François Debois

    François Debois Il y a 2 mois

    @Fabien : génial! Merci pour ce partage très complémentaire 😉