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Gestion multi-projets : à combien de projets en parallèle peut-on contribuer ?

Par le 21 mars 2016

Vous êtes nombreux à piloter (ou contribuer à) plusieurs projets en parallèle, avec plus ou moins de stress et de confort  en termes de charge de travail.

Là où certains préfèrent se focaliser sur un seul projet à la fois, d’autres sont des cumulards et apprécient de jongler d’une problématique à une autre. Et il existe parfois de telles synergies entre les projets qu’il y a du sens à les mener en parallèle : un livrable produit dans tel projet est également utile à tel autre.

Mais à combien de projets peut-on contribuer en même temps sans que cela ne devienne pénalisant ? Au-delà de la répartition de nos petits cailloux dans notre bocal, il convient de gérer les risques des « 2 trops » : trop de tâches à la fois, et trop de canaux de communications.

Trop de tâches à la fois : le « coût de switch »

Selon une étude récente du site www.wrike.com , 60% des personnes contribuant à des projets déclarent que le fait de travailler sur trop de choses à la fois constitue leur plus gros barrage à une meilleure productivité.

wrike

 

Cela peut notamment s’expliquer par le « coût de switch », qui traduit la charge cognitive associée au passage d’un sujet à un autre totalement différent. Le « coût de switch » peut être lié à l’expertise mobilisée sur ces sujets, l’horizon temporel concerné (ex : je passe d’une réflexion stratégique à très long terme à de la résolution de problème technique à très court terme), et au processus mis en œuvre (seul, avec les autres…).

Trop de canaux de communications : la loi de Carlson

Au-delà du nombre de tâches, chaque projet génère un nombre de canaux de communication lié au nombre de parties prenantes qu’il intègre. Par exemple, dans une équipe de 6 personnes, il y a 15 canaux de communication potentiels (la formule académique est “N = n(n-1)/2” où n est le nombre de parties prenantes impliquées dans le projet et N le nombre de canaux).

Imaginons que vous soyez mobilisé sur 4 projets qui mobilisent chacun 6 personnes différentes, cela signifie que vous allez potentiellement devoir gérer 60 canaux de communication différents (mails, réunions, échanges en face-à-face…) qui sont autant de vecteurs de fractionnement de votre activité.

Hors, comme le montre Carlson dans ses recherches (notamment son livre « Executive Behaviour » publié en 1951) : « un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». En effet, une fois passée l’interruption, nous avons besoin de quelques minutes (entre 3 et 5 en moyenne), pour nous remettre au travail jusqu’à… la prochaine interruption.

Trouver l’équilibre

Ces deux phénomènes peuvent malheureusement se combiner : « j’ai beaucoup de choses à faire différentes au sein d’une même journée, et en plus, je dois répondre à un nombre important de sollicitations externes ». Autrement dit : ma journée devient un patchwork !

Le défi est donc d’éviter au maximum les fractionnements induits par le nombre de tâches et de canaux de communication générés par vos projets, et de rester dans les zones de productivité (et d’eustress).

matrice synergie canaux

Source : Cegos

La prise de conscience du degré de consolidation ou de fractionnement de votre activité est un bon moyen de démarrer… et de vous autoriser dans certains cas à challenger votre engagement sur un nouveau projet.

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Fabien RAYNAUD Il y a 4 mois

Il faut absolument éviter de segmenter ces activités, et de se focaliser sur 1 projet à un instant donné. Par exemple, en se réservant un créneau d’1h ou 1h30 sur lequel vous ne bossez QUE sur ce projet. Ainsi, vous n’irez même pas lire vos mails (roadblock n°3).
Adaptez aussi le bon moyen de communication pour demander des informations à vos collègues. Il est vrai que c’est facile d’envoyer un mail pour lui demander des infos. Mais vous devrez attendre sa réponse. Alors qu’un petit coup de fil ou un passage dans son bureau aurait pu vous fournir l’info en 5 minutes.

Cordialement,
Fabien RAYNAUD
http://www.FabienRaynaud.com

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    François Debois

    François Debois Il y a 4 mois

    @Fabien : merci pour ces conseils de focalisation. Je compte développer un prochain billet sur le sujet!

Arnaud Il y a 4 mois

Oui, mais il faut s’adapter au nouveaux !

Cette étude est intéressante, et je me reconnais aussi dans cette démarche. Mais voilà j’ai 55 ans et pas mal de projets derrière moi, faits dans ces conditions. Et cette étude date de 1951, époque sans tél portable, sans Facebook, tweeter etc…

Les nouvelles équipes ne sont pas dans cet esprit et sont ils encore capable de travailler dur plus d’une heure sur un sujet ?
J’ai actuellement 3 équipes de jeunes (entre 22 et 26 ans) qui travaillent sur un projet que je manage. Ils arrivent en réunion de travail, sortent le portable et le mettent bien en évidence devant eux, le PC portable est ouvert aussi et Facebook n’est pas loin. Ils papillonnent tout le temps entre le PC, le tél et mes propos et le travail à faire.
J’ai essayé plusieurs fois de leur faire mettre l’attention sur le travail en cours, j’ai du mal à les maintenir concentrés plus d’une heure, et avec quel climat ! Ce n’est plus leur façon de faire, ni d’être, c’est à nous de nous adapter et justement j’arrive à les faire bosser quand il y a plutôt des actions courtes, différentes et que je les laisse papillonner sur leurs « prothèses ».

Si vous faites aussi des interventions avec cette génération actuellement, vous devez connaitre cette attitude.
Je pense donc que c’est à notre génération de s’adapter et de ne pas chercher à les faire travailler « comme nous » par ce que c’est comme cela que nous, nous sommes efficaces. Pas eux.

Bon mais comme je le disais au début de mon texte, moi je me retrouve dans cette analyse. Et je suis curieux de voir comment les générations actuelles et à venir vont gérer leurs performances.

Merci de vos messages très intéressants et bons projets !

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    Melanie Il y a 4 mois

    C’est rigolo, je n’ai « que » 34 ans et je n’aurai pas répondu cela de prime abord ! Spontanément, je me dis qu’on peut les faire changer. Je travaille également avec beaucoup de consultants jeunes et d’étudiants. Mais je crois que vous avez raison Arnaud : il faut qu’on s’adapte ! Il faut réinventer la manière de les faire travailler. Beau challenge en perspective !

    Fabien RAYNAUD Il y a 4 mois

    Arnaud, il faut tout simplement instaurer des réunions où vous demandez à vos collaborateurs de venir sans leur ordinateur portable, et en leur demandant de laisser leur smartphone dans la poche.
    La plupart des réunions n’ont pas besoin que vos collaborateurs aient leur ordinateur.
    La productivité de tout le monde n’en sera que meilleure.

    Cordialement,
    Fabien RAYNAUD
    http://www.FabienRaynaud.com

    François Debois

    François Debois Il y a 4 mois

    @Arnaud/Mélanie/Fabien : on peut également se mettre dans une posture d’accueil de ces nouvelles pratiques et nouveaux outillages. Par exemple, celui qui a son ordinateur peut rédiger le compte-rendu actif de la réunion, celui qui a son smartphone prendre des photos des paperboards importants et les envoyer au groupe…

Melanie Il y a 4 mois

Intéressant effectivement. Même problème pour moi : trop de sujets en même temps et de sollicitations pour des problèmes très court terme. Je partage l’idée que la prise de conscience et le fait de pouvoir mettre des mots sur la situation (le cout de switch et la loi de Carlson) peuvent aider. Et dire non, ça ne s’improvise pas, il faut l’expérimenter petit à petit pour pouvoir être plus à l’aise avec le temps et l’exercice !
Merci pour ces infos 🙂

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