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Point d’avancement projet : maîtriser les dérapages

Par le 28 février 2017

Nous savons qu’une définition de principe de l’objectif d’un projet est de « livrer » à une échéance et pour un coût définis, un résultat conforme à un attendu. Cet objectif a trois dimensions : Résultats / Coûts / Délais (RCD).

Point d’avancement projet : maîtriser les dérapages

Critères RCD et engagement

L’expérience montre que chaque acteur projet a tendance à hiérarchiser de manière implicite ces trois objectifs : par exemple, lorsqu’on est contributeur projet, on a tendance à accorder plus d’importance à la qualité des résultats par rapport à la tenue des échéances et à la consommation des ressources, considérées à priori à l’initiative du management.

La bonne conduite des projets n’étant pas l’affaire exclusive les « pilotes en chef », il serait souhaitable que chaque acteur projet se considère « comptable » de ses engagements sur les trois critères RCD, à commencer par l’utilisation de son temps de travail personnel, qui est une composante des ressources d’un projet.

Pour la suite, nous faisons l’hypothèse que nous nous considérons engagé(s) sur l’atteinte des objectifs RCD de notre projet. Si cette hypothèse n’était pas vérifiée, cela renvoie à des problématiques multiples (mobilisation des acteurs projet, traitement des alertes …) développées par d’autres billets de ce blog.

Évaluer le niveau d’atteinte d’un objectif

Si l’on souhaite être en mesure d’évaluer le niveau d’atteinte d’un objectif, on devrait distinguer pour chacune des composantes RCD trois niveaux : Attendu / Acceptable / Inacceptable.

Par exemple, en terme de satisfaction, ces trois niveaux se traduisent par : Très satisfaisant / Satisfaisant / Insatisfaisant. Un client « seulement » satisfait remettra son prestataire en concurrence la prochaine fois.

Autre exemple, dans le domaine du marketing, le Net Promotor Score distingue trois niveaux de recommandation d’une prestation par les clients, sur une échelle de 0 à 10 : 9 et 10 = promoteurs / 7 et 8 = neutres / 6 et moins = détracteurs.

Définir une « zone d’acceptabilité »

La définition d’une « zone d’acceptabilité » est la condition sine qua none de la gestion des risques et aléas d’un projet. Ces marges de manœuvre portent des noms génériques spécifiques pour chacune des trois dimensions RCD : pour les résultats – appelés livrables dans le jargon projet – on parle de « tolérances » ; pour les coûts – plus globalement les ressources – on parle de « provisions » ; pour les délais on parle de « tampon ».

Nous ne développons pas ici la problématique particulière liée à des résultats potentiellement supérieurs aux attentes : un résultat meilleur que l’attendu et/ou livré plus tôt que prévu et/ou produit pour moins cher que prévu.

Planifier un point d’avancement

Partant de ces hypothèses, nous allons nous attacher à réaliser de manière périodique un point d’avancement de notre projet.

Ce point d’avancement ne devrait pas se réduire à un simple état des lieux à date. Il devrait déboucher sur l’établissement d’un véritable pronostic du projet à terminaison, basé sur un constat de situation objectif et d’hypothèses pour la suite.

Ce pronostic devrait intégrer deux considérations distinctes :

  • un état des lieux ;
  • une projection à terminaison.

La projection à terminaison a vocation à se baser sur des arbitrages de priorités, à caractère opérationnels (à l’initiative du chef de projet), dans le cadre des objectifs RCD. Une situation à date n’a aucune valeur en soi, de même qu’une projection irréaliste : on peut échouer à quelques mètres de la ligne d’arrivée, de même que l’on peut rêver de réussir une course sans jamais prendre un départ.

A chaque point d’avancement, le pronostic devrait concilier les aspirations et la réalité, en accord entre les parties prenantes. Par définition, si le pronostic sur au moins une des trois dimensions RCD est évalué comme inacceptable, le projet devrait être suspendu dans l’attente d’un arbitrage stratégique, qui aura à choisir entre deux options : modifier la commande RCD permettant un pronostic d’aboutissement acceptable au regard des nouveaux objectifs vs interrompre et clôturer le projet en l’état.

Établir un pronostic à terminaison

Les trois composantes RCD sont liées entre-elles par les deux notions suivantes, qui évaluent à date :

  • L’efficacité mesure la capacité à livrer ce qui est attendu.
  • La productivité mesure la capacité à un usage maîtrisé des ressources respectant les allocations.

Ces deux notions sont intégrées dans la notion globale de performance (ou efficience).

En excluant les situations inacceptables, le tableau suivant présente les huit scénarios possibles pour le pronostic à terminaison (Attendu = Vert et Acceptable = Orange), donnant lieu à quatre niveaux de « dérapage » : A, B, C et D.

Chaque réunion d’avancement est l’occasion d’estimer et de valider un pronostic à terminaison. En se positionnant clairement sur l’un des cas précédents, chacun a conscience de la situation effective de son projet et des implications pour la suite. Les risques d’être pris de court par défaut d’anticipation sont ainsi limités.

Nous pouvons observer que tout ce qui a été abordé ici pour un projet global et des objectifs à terminaison peut être transposé à tous les niveaux d’activité dans un projet, des responsables de lots aux contributeurs ponctuels, ainsi qu’aux objectifs intermédiaires.

Quelques points de vue et perspectives

  • Un objectif a vocation à être atteint.
  • Atteindre un objectif donne confiance en soi.
  • Rencontrer des difficultés pour atteindre un objectif donne l’occasion d’apprendre et de progresser.
  • Un objectif doit être assez important à nos yeux pour ne pas le perdre de vue lorsqu’on a la tête dans le guidon.

Pour aller plus loin

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