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Comment être certain de rater votre réunion de lancement de projet ?

Par le 23 juin 2014

Pour réussir au mieux votre lancement de projet, je vous propose de lister les points qui vous feront rater à coup sur votre réunion. Pourquoi ne pas directement faire la liste des bonnes pratiques allez-vous me dire ? Je vous laisse découvrir la réponse dans l’article.

Comment être certain de rater votre réunion de lancement de projet ?

On n’a pas deux fois l’occasion de faire bonne impression

Cet adage que connaissent très bien les commerciaux chargés de faire de la « chasse » peut également s’appliquer aux chefs de projet qui réunissent leur équipe pour la première fois.

La réunion de lancement est donc une réunion capitale pour le succès du projet. Elle se déroule en règle générale lorsqu’un premier cadrage du projet a été réalisé, et que le casting des équipiers est terminé. Bien menée, elle contribue à construire l’équipe projet, à aligner les acteurs sur les mêmes intentions, et à assoir la légitimité du chef de projet.

Mais vous, ce projet qu’on vous a confié, il ne vous passionne pas des masses. A tel point que s’il pouvait s’arrêter avant même d’avoir démarré, ça vous arrangerait bien. Voici quelques conseils pour arriver à vos fins…

Conseils pour rater votre réunion de lancement

Invitez trop de monde

Cela permettra à chaque personne d’avoir un temps de parole très faible, voire nul, lors de la réunion, et donc de se sentir très peu impliqué dans ce qui se met en place.

Ne donnez pas le sens du projet

Entrez directement dans l’organisation du projet, sans expliquer les enjeux et les besoins initiaux.

Dans le même ordre d’idée, n’invitez surtout pas le commanditaire à venir : cela pourrait donner l’impression qu’il porte de l’intérêt au projet et qu’il compte s’impliquer pour qu’il réussisse.

N’utilisez aucun document formel

Pas de fiche projet, de note de lancement… ne présenter aucun document formel pouvant indiquer que le projet a connu un cadrage formel explicite et abouti. L’équipe aura alors la sensation que, comme dans beaucoup de projet, il n’y a pas de périmètre défini, que tout va changer la semaine prochaine, et qu’il est donc inutile de se mettre à travailler maintenant.

Personne ne se présente

Cela permettra qu’un flou demeure sur les compétences, les rôles et responsabilité de chaque acteur, et sera source d’inefficacité majeure à très court terme.

Présenter des échéances très lointaines

Si vous souhaitez rater votre réunion de lancement, ne fixez surtout pas un objectif atteignable par l’équipe à court terme, car si l’équipe l’atteint, elle sera en confiance pour enchainer sur la suite ! Alors que si l’objectif est lointain et mal défini, il y a plus de chances qu’elle ne l’atteigne pas et qu’elle entre dans la « vallée du désespoir ».

Ne planifiez pas les réunions d’avancement

Cela vous garantira une indisponibilité chronique de plusieurs membres de l’équipe.

Terminez la réunion en évoquant les difficultés que vous allez probablement rencontrer dans le projet

Attention à ne pas terminer sur un moment informel et convivial, qui pourrait renforcer les liens et donner envie aux équipiers de se dépasser pour réussir le projet.

N’envoyez surtout pas de compte-rendu de la réunion dans les 24h

Votre professionnalisme donne le « la » aux équipiers et peut les inciter au même degré d’exigence sur leurs tâches dans le projet. Il en va de même pour votre manque de professionnalisme.

Au fait, l’inversion…

Vous l’aurez (je l’espère) compris : si vous souhaitez réussir vos réunions de lancement, vous devez faire l’inverse des conseils que je viens de vous donner.

L’inversion est un outil de créativité particulièrement utile en réunion de résolution de problème.

Elle repose sur le principe que nous avons en règle générale beaucoup plus de facilité à trouver ce qu’il ne faut pas faire que ce qu’il faut faire.

Comment l’utiliser ?

  • Décrire dans le détail le problème d’origine à régler (par exemple : comment réussir une réunion de lancement dans le cadre d’un projet ?).
  • Inviter les participants à formuler toutes leurs premières idées spontanées par rapport au problème.
  • Reformuler le problème en inversant l’objectif (par exemple : comment être certain de faire échouer une réunion de lancement ?)
  • Rechercher des idées qui répondront à ce nouvel objectif, en utilisant les règles du brainstorming (par exemple : organiser la réunion à deux heures du matin, démotiver les équipiers du projet en montrant à quel point le projet est sans intérêt…).
  • Revenir au problème initial, et inverser les idées qui ont été formulées lors de la phase précédente (par exemple : choisir le créneau horaire qui permettra à tous les équipiers d’être présents, préparer 3 arguments pour vendre l’intérêt du projet…)
  • Approfondir les idées clés.

Je vous entends déjà vous écrier que je ne suis pas allé jusqu’au bout de la démarche, car je n’ai pas inversé mes propositions pour vous proposer des bonnes pratiques. Rendez-vous au prochain billet ! 

Comment s'est passée votre dernière réunion de lancement ?

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Pour aller plus loin :

Formation : Conduire une réunion de projet

Formation : Manager et animer une équipe de projet

Formation : Les clés du management de projet – Niveau 1

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Cédric Il y a 6 années

Excellent article, merci !
C’est dans mes favoris. A relire avant chaque lancement de projet, même pour les plus aguerris !

Répondre
    François Debois

    François Debois Il y a 6 années

    @Cédric. Merci de l’intérêt que vous portez à cet article. Effectivement, même les chefs de projet les plus aguerris doivent être particulièrement vigilants par rapport à la préparation, l’animation et la restitution de cette réunion d’avancement. Il faut toujours avoir à l’esprit que le niveau de stress associé à cette réunion, pour les équipiers du projet, est très élevé : première fois qu’ils travaillent avec certaines personnes, incertitudes sur le périmètre de leurs missions et sur leurs compétences pour les mener à bien… Il nous appartient de les rassurer sur ces sujets pour leur donner envie de s’engager dans la belle aventure du projet.

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lincruste Il y a 2 années

La phrase est « on n’a pas deux fois l’occasion de faire une bonne première impression », sinon c’est faux, et heureusement, on a toujours plusieurs occasions de faire bonne impression. Seulement la première est unique.

Répondre

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