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Pourquoi les réunions de clôture de projet ne se font pas, et comment y remédier ?

Par le 18 août 2014

Pourquoi les réunions de clôture de projet ne se font pas, et comment y remédier ?

I have a dream

« J’ai un rêve…

Que la réunion de clôture intervienne lorsque les travaux du projet sont terminés et que tout a été « livré ».

Que, formidablement animée par vous, le chef de projet, elle donne l’occasion de tirer les leçons de l’expérience du projet et de faire évoluer les bonnes pratiques de l’organisation.

Qu’elle mette également un terme à l’aventure humaine qu’a pu être le projet pour son équipe, tout en permettant aux équipiers de prendre conscience de leurs ressources pour les mobiliser encore mieux sur les prochains projets. »

L’histoire du Jalon 7

C’est un joli rêve, non ? Le problème, c’est que la réalité est bien différente.

Il y a quelques années, j’ai réalisé une mission de conseil pour un équipementier automobile. Son processus projet était composé de 7 jalons, et j’ai tout d’abord regardé quels étaient les jalons qui posaient le plus de difficulté à franchir aux chefs de projet. Et là, surprise : seuls 20% des projets avaient franchi le jalon 7, qui portait le doux nom de « clôture du projet ».

Et les 80% qui restaient ? Et bien ils s’étaient forgé des excuses très solides pour ne pas franchir ce jalon…

Bon, alors pourquoi les réunions de clôture ne se font pas ?

Les raisons sont multiples :

  • Les équipiers sont mobilisés sur d’autres projets et n’ont pas de temps à consacrer à cette réunion ;
  • Le projet s’est mal terminé, et le niveau de rancœur est tel que vous craignez que la réunion de clôture se transforme en pugilat.
  • Ce n’est pas dans le référentiel projet interne.
  • Les objectifs du projet sont de livrer la performance, les coûts, les délais, pas forcément de capitaliser. En gros, le travail a été fait, et il est normal de passer à autre chose !

L’antidote du docteur projet

Alors, comment lever ces freins et accomplir notre rêve ?

  • Afficher dans le cadrage initial les intentions d’apprentissage, et en faire un livrable du projet : identifier les compétences ou les connaissances à acquérir (qui peuvent être techniques/métier ou de management de projet), les équipiers concernés ; Attribuer ce lot à un responsable, qui sera chargé de valider que les équipiers ont bien appris quelque chose dans le cadre du projet, et que c’est formalisé.
  • Inscrire le projet dans la durée : identifier qui reprendra le témoin. Si vous ne le faites pas pour vous, faites-le pour les autres !
  • Faire face à nos peurs internes : cette réunion est l’occasion pour vous de recevoir un feedback sur votre capacité à atteindre des résultats, à mettre une équipe en mouvement et à l’organiser. Quelle que soit la nature de ce feedback, il vous enrichira pour progresser en tant que chef de projet.

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brun Il y a 4 années

Merci à François et Jérôme,
je partage complètement cette anecdote et ces préconisations.
J’en suggère deux autres :

Répondre

brun Il y a 4 années

je ne sais pas pourquoi mon message est parti sans l’avoir terminé, je reprend mes deux autres préconisations: la première serait de n’accepter qu’aucun projet ne passe le Kick Off sans présenter un chapitre « Retour d’Expériences »; la deuxième serait d’utiliser la colonne « Commentaires » du « Plan d’Actions », l’outil de base des réunions d’avancement projet après le « reporting »: dans cette colonne et pour chaque action (liée à un problème, difficulté, modification), je suggère de porter en temps réel les remarques/informations/solutions/conseils qui paraissent pertinents pour un Retour d’Expérience et de le faire précéder de »REX/blablabla blablabla ». Ainsi, 6-12-18 mois plus tard, lorsque viendra le temps d’organiser cette fameuse « réunion de clôture », il suffit de faire un tri sur la colonne « Commentaires » pour extraire tous ceux qui contiennent le mot « REX ». Il en ressort les quelques 20 à 50 lignes dont il suffit de faire un copier-coller, remettre le texte en forme et votre REX est terminé: vous disposez des dates (chronologie), des Lots/Tâches concernés (WBS/OBS), du responsables de chaque action. Il suffit de mettre le tout à disposition de la communauté des chefs de projet, et de prier pour que quelqu’un dans l’entreprise/COPIL des projets n’accepte pas de passer le Jalon « Kick Off Meeting » sans chapitre « REX ». Bonnes prières!

Répondre
    François Debois

    François Debois Il y a 4 années

    @Arnaud: merci pour ce partage d’astuce. L’idée d’intégrer le REX dans les commentaires est un excellent moyen de faire vivre la notion de retour d’expérience tout au long du projet, et de l’exploiter facilement par la suite.

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