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Vos conférences téléphoniques de projet se passent-elles comme ça ?

Par le 29 septembre 2014

Certains d’entre vous sont amenés à communiquer avec des équipiers ou des clients à distance par l’intermédiaire de conférences téléphoniques. Et il faut avouer qu’en fonction du degré de pratique des différents interlocuteurs mobilisés, ces conférences peuvent parfois s’avérer… compliquées !

La vidéo ci-dessous illustre parfaitement la situation dans laquelle vous pourriez vous trouver en cas de préparation insuffisante de l’objet et des participants de la conférence :

 

4 bonnes pratiques pour réussir vos conférences téléphoniques sur vos projets :

Voici donc quelques bonnes pratiques qui peuvent vous être utiles pour éviter les conférences téléphoniques « toxiques » :

  • Privilégiez plusieurs réunions à distance courtes à une réunion trop longue : décomposez les problèmes en sous-problèmes ;

 

  • Préparez bien les moments d’échange en amont pour garantir leur efficacité et donner envie aux équipiers de s’y engager totalement :
    – Soyez factuel : des chiffres ; des faits.
    – Envoyez les documents clefs avant la réunion.
    – Aspects logistiques : assurez-vous que tout fonctionne.
    – Identifiez un nombre maximal de participants pour favoriser les interactions.

 

  • Dans le cadre de réunions en visioconférence, gérez la prise de parole pour favoriser l’expression de tous (permettre à chacun d’exprimer librement son point de vue et préserver l’implication tout au long des moments d’échange à distance). Cela suppose de partager des règles du jeu utiles : ne pas se couper la parole, se présenter à chaque prise de parole, faire des phrases courtes, finir ses phrases, ne pas parler en même temps, parler lentement (plus la distance est importante, plus la lenteur s’impose), faire des synthèses intermédiaires.

 

  • Ne sous-estimez pas la difficulté d’appropriation de l’outil par certains équipiers, et investissez du temps pour les accompagner au démarrage et les rendre progressivement de plus en plus autonomes.

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Magali ARTECHE Il y a 6 années

Cette vidéo est très drôle et vraie ; pour ma part, si chaque participant est derrière son ordinateur, je limite les audioconférences à 3, (exceptionnellement 4) participants et les visios à 6 participants. ce chiffre peut évoluer à la hausse quand deux participants peuvent se regrouper derrière le même poste. Cela limite les risques d’interférences. Je reste preneuse de tous trucs et astuces car le management à distance est une réalité !

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debois Il y a 6 années

LA VIDEO est GENIALE !! je trouve personnellement la visioconférence très frustrante car très mal gérée dans mon groupe (souvent malheureusement trop de participants).
Je partage votre avis sur le nombre de particpants qui doit être raisonnable

Répondre
    François Debois

    François Debois Il y a 6 années

    Merci pour votre commentaire 🙂
    Petit calcul : j’invite 10 personnes à une réunion de projet d’une heure. Chaque personne disposera donc de 6 minutes maximum pour s’exprimer. ça risque de générer plus de frustrations que d’efficacité !

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