Les 7 monstres de l’inefficacité dans les projets (1/2)

Ils se glissent au sein de votre projet, à votre insu

Vous vous êtes déjà retrouvés dans un appartement à la montagne avec des amis ? Tout comme dans une équipe projet, chacun prend sa place dans le groupe, avec sa sensibilité et son expérience de ce type de cohabitation à durée déterminée. Une fois arrivés, les couchages et les placards sont attribués, les plans des pistes sont décryptés, et les tâches ménagères se répartissent plus ou moins équitablement. Les premières journées s’enchainent, vous vous dites que le pari de la vie en collectivité est tenu… jusqu’au drame.

Vous vous réveillez un matin, et constatez l’ampleur des dégâts : la vaisselle sale (cadavre de la raclette de la veille) sédimente dans l’évier, des flaques de glace liquéfiée se répandent sur le sol et, comble de l’horreur, personne n’est allé chercher les croissants à la boulangerie !

Bien sûr, vous cherchez le coupable de cette traitrise, celui qui n’a pas contribué au bien commun, celui qui a fait semblant de ne pas savoir que c’était à lui de le faire, celui qui a certainement passé la nuit à se forger une excuse dure comme une plaque de verglas, quand soudain, cinq regards accusateurs se tournent vers vous.

Vous êtes la nouvelle victime d’un des monstres de l’inefficacité dans les projets.

Les 7 monstres de l’inefficacité

• KOIKIFOFER : c’est le monstre de la non identification des tâches à réaliser. Il apparait souvent lors des réunions de résolution de problème, où de multiples idées passionnantes sont formulées, mais aucune action concrète n’est identifiée.
• KIKIFESSA : c’est le monstre des tâches identifiées et écrites, mais non attribuées à un responsable. Quelqu’un  les prendra peut-être en charge… ou non ! Ces tâches réapparaitront alors à la prochaine réunion d’avancement, puis à la suivante…
• ONSSLAIDIT : c’est le monstre des tâches identifiées, mais non formalisées par écrit ! Quand on se souvient d’elles, on a oublié une grosse partie du périmètre de ce qu’il y a à faire, alors on attend la prochaine réunion pour le clarifier.
• TROGROPOURMOA : c’est le monstre des tâches trop grosses, au périmètre incertain (ex : « c’est S. qui s’occupe du petit déjeuner » > s’agit-il d’acheter les croissants, de mettre le couvert, de préparer le café… ou tout à la fois ?). Sa devise : « un objectif flou débouche toujours sur une absurdité précise ! »
• SELUIKIFAI : C’est le monstre des tâches attribuées d’office à quelqu’un à qui on n’a pas demandé son avis, ni validé sa compétence ou disponibilité. Très copain de « lesabsentsonttoujourstord »
• ONSENCHARGE : c’est le monstre qui attribue la responsabilité d’une tâche à deux personnes. Très dangereux, car il peut laisser croire que la tâche va être prise en charge, alors qu’en réalité, quand il y a deux responsables, personne n’est responsable.
• SURDETAILLE : c’est le monstre qui surdétaille tellement une tâche à réaliser qu’il créé de la rigidité et laisse peu de place à l’initiative (et à la motivation) de son responsable (ex : « C. va chercher à pied  5 croissants au beurre de 117g chacun + une baguette de pain tradition cuite mais pas trop, à 8h17 »)

Êtes-vous condamné à leur succomber ?

Ces 7 monstres sont très habiles pour se dissimuler dans vos outils d’organisation du projet, dans vos réunions, dans vos entretiens individuels avec des équipiers.

Le fait de les connaitre est déjà un bon moyen de les repérer et de les fuir. Mais pour être sûr de les éradiquer, rien de tel que deux formules magiques complémentaires : « létroisaires » et « raci ».

Rendez-vous au prochain billet pour les découvrir !

Pour aller plus loin :

Formation : Le management des risques projet

Formation : Les clés du management de projet – Niveau 1

Formation : Kit efficacité du Chef de projet