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Les 7 monstres de l’inefficacité dans les projets (2/2)

Par le 13 octobre 2014

Lors de notre dernier billet, nous avons découvert 7 monstres qui s’insinuent dans vos projets pour dégrader l’efficacité de votre équipe.

Nous allons aujourd’hui partager deux outils qui permettent de leur faire face.

Les 3 R

Une première clé d’efficacité consiste à identifier les tâches à réaliser, et à calibrer ces dernières de manière à ce qu’elles soient facilement attribuables à un responsable.

Pour cela, il est possible d’utiliser l’outil des 3R :

  • Résultat : une tâche dispose de la bonne maille lorsque le livrable qu’elle fournit est clairement identifiable.
  • Responsable : un seul responsable de son exécution, identifié dans la structure, mais qui n’est pas obligatoirement l’exécutant de la tâche lui-même.
  • Ressources : il est possible d’estimer les ressources à mettre en œuvre pour réaliser la tâche. Si cela n’est pas possible, c’est probablement que la tâche est d’un trop gros calibre.

Le RACI

RACI

R ResponsableC’est le garant de la bonne réalisation du lot de travaux, il peut également être acteur.
A ActeurIl réalise le lot de travaux.
CConsultéPour un expert que l’on consulte pour obtenir une information ou une validation technique, il n’a pas de tâche particulière à réaliser
I InforméPour une personne à qui on diffuse un document ou que l’on informe d’un lot de travaux réalisé ou à venir

 

Le RACI permet de définir qui est en charge de la réalisation de chacune des tâches, selon 4 types de contribution : responsable, acteur, consulté, informé, valideur.

Il permet également de définir, par symétrie, quels sont les tâches attribuées à un contributeur donné, et le type de contribution attendue. Cela permet de veiller à l’équilibre de la répartition des travaux entre les contributeurs, et d’identifier ceux qui se voient confier trop de tâches.

Comment mettre en place le RACI ?

  • Reportez les tâches à réaliser dans la 1ère colonne du tableau (que l’on appelle la matrice de responsabilité).
  • Définissez les différents acteurs concernés par la réalisation de ces tâches, et reportez leurs noms ou initiale dans la 1ère ligne de la matrice.
  • Pour chacune des tâches :

o   identifiez a minima qui en est le responsable, et associer la lettre R en-dessous de la personne concernée. Il ne peut y avoir qu’un seul « R » pour chaque tâche, car « deux responsables = personne n’est responsable » !

o   identifiez éventuellement qui sont les acteurs (lettre A), les personnes à consulter (lettre C), et les personnes à informer (lettre I). Il peut y avoir plusieurs « A », « C » et « I » pour chaque tâche. L’affectation de ces profils dépend du degré de complexité que vous souhaitez introduire dans votre projet, par rapport à ce que l’équipe est prête à accepter.

  • Une fois la matrice finalisée, utilisez-la pour lancer les travaux et pour mobiliser les acteurs.

 

En combinant ces 2 outils, vous multipliez vos chances de définir de bons formats de tâches et de les attribuer aux bonnes personnes au sein de votre équipe projet !

 

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chabert Il y a 4 années

Attention, le A de l’acronyme RACI est souvent considéré comme étant ‘Accountable » et non acteur
Au niveau projet:
R: le chef de projet
A: le sponsor
Au niveau d’aune activité:
R: un acteur projet
A: ke chef de projet

Répondre
    François Debois

    François Debois Il y a 4 années

    Merci pour votre commentaire, c’est tout à fait vrai. Il existe en fait plusieurs variantes du RACI dans les entreprises. Dans certains cas, le A signifie « Acteur », dans d’autres « Associé à la réalisation », et dans d’autres encore « Accountable » ! Et certaines entreprises mettent également en place d’autres acronymes : RPV (Responsable / Participe / Valide), PA (Pilote / Acteur)…
    Il est donc conseillé, pour les chefs de projets, de bien clarifier le sens de chaque lettre et la réalité qu’elle recouvre avant de déployer cet outil.

    Olivier Il y a 4 années

    Tout à fait, c’est également un sujet que je partage avec les anglophones assez souvent. Cela illustre la difficulté de transposer un « RACI » dans un contexte global. En effet, « Responsible » et « Accountable » se traduisent par « responsable » dans notre langue (et dans d’autres également) alors lequel est « l’acteur » (celui qui fait / agit) et lequel est celui s’assurant que la tache est délivré (le « responsable ». Là où la traduction nous attirerait naturellement vers « responsable »= »responsible », ceci s’avéra souvent faux (sinon pourquoi peut-on avoir plusieurs R mais un seul A ? ;-))

    C’est pour cela qu’au titre de bonne pratique il semble opportun d’utiliser un autre acronyme plutôt que le « RACI » si je ne suis pas avec une communauté exclusivement anglophone.

    François Debois

    François Debois Il y a 4 années

    @Olivier :merci pour ce feedback. Il nous reste à inventer l’acronyme universel ! Il convient également de noter que dans les approches agiles comme Scrum, cette notion de partage des responsabilités est encore différente.

Dauphin-Gaume Il y a 4 années

Le A peut représenter la notion d’approbateur
Le C est dans ce cas le contributeur soit l’acteur
Le R reste et confirme la position du responsable global ou ponctuel d’une action

Répondre
    François Debois

    François Debois Il y a 4 années

    @Catherine : dans ce cas, l’Approbateur est le Validateur légitime du livrable. A quand le KXWY pour remplacer le RACI !

    Eric Il y a 4 années

    Une autre variante :
    R : La personne unique qui est Responsable de la réalisation de la tâche.
    A : La personne ou les personnes qui Approuvent (valident) la tâche réalisée.
    C : La ou les personnes qui peuvent être consultées pour la bonne réalisation de la tâche;
    I : La ou les personnes qui sont informées sur l’avancement de la tâche.

    François Debois

    François Debois Il y a 4 années

    @Eric: merci pour ce partage de variante. La palette est large, il n’y a plus qu’à trouver l’acronyme qui convient le mieux à chaque projet !

djazila Il y a 3 années

je travail sur cette matrice pour un exposé dans ma classe. parmi toutes mes recherches sur cette matrice je n’arrive pas à trouver soit le créateur, soit la première utilisation concrète de cette matrice dans un projet donné . sa serait super si vous aviez des informations concernant ce point

Répondre

Rodrigues Nathalie Il y a 3 années

Attention vis à vis des auditeurs (réglementaires)
le R est l’acteur qui réalise les activités ou tâches
le A est l’Accountable c’est à dire professionnellement responsable de son métier vis à vis des auditeurs donc l’ultime responsable donc l’approbateur final unique
le C concernent des experts consultés qui vont apporter un avis
le I tous ceux qui doivent être informés pour gérer des impacts éventuels sur leur périmètre
L’indentification des RACI concernant la gouvernance et les livrables d’un projet est fondamentale pour la réussite de ce dernier.

Répondre
    François Debois

    François Debois Il y a 3 années

    @Nathalie : Ce RACI est « tricky » car potentiellement polysémique, donc merci pour cette précision réglementaire !

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