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Cadrer son projet : est-ce vraiment possible ?

Par le 20 juillet 2015

Cadrer son projet : est-ce vraiment possible ?

Une histoire d’anguilles

Lorsque j’avais sept ou huit ans, une voisine à qui ma mère avait rendu service entrepris de la remercier en lui faisant un cadeau… pour le moins curieux.

Trois anguilles. Vivantes. Se contorsionnant comme des diablesses dans un sac plastique blanc.

Après que la voisine se soit éclipsée en nous livrant ses recommandations culinaires (somme toute assez sommaires : « vous faites bouillir de l’eau dans une marmite, et vous jetez les anguilles dedans »), ma mère se lança dans la sale besogne. Mais à peine avait-elle ouvert le sac plastique pour se saisir de la première anguille que déjà les deux autres s’en extirpaient et serpentaient sur le sol de la cuisine.

Cris d’effroi. Ma mère et moi grimpâmes quatre à quatre sur des chaises tandis que les anguilles, mues par on ne sait quel instinct naturel, se frayaient un chemin dans la maison, et après un passage par à peu près toute les pièces, traversaient la baie vitrée qui menait au jardin.

Nous ne les revîmes jamais.

Les projets sont des anguilles

Certains projets s’apparentent à nos trois anguilles. Ils apparaissent comme des cadeaux faciles à faire rentrer dans la marmite, mais dès qu’on s’en approche d’un peu trop près, ils nous échappent. On rêve de s’en saisir, de les cadrer, mais ils nous imposent leur rythme, et on ne les attrapera que lorsqu’ils seront fatigués. A moins qu’ils ne nous échappent totalement et finissent à leur tour dans le jardin.

Cette difficulté à poser le cadre peut provenir de plusieurs facteurs :

  • Une forte incertitude sur l’orientation à donner au projet,
  • Une multitude de parties prenantes, ayant chacune leur avis sur la question,
  • Un déficit d’expertise conjoncturel ou structurel, qui ne permet pas de qualifier l’opportunité ou la faisabilité du projet.

Comment cadrer votre projet ?

Définissez le contenant, la marmite dans laquelle vous souhaitez le faire rentrer

Que l’on parle de Document d’Initialisation du Projet dans PRINCE2® , de Charte Projet dans le PMBOK® de fiche projet ou de cahier des charges projet, le document qui va permettre de cadrer le projet contient peu ou prou les mêmes informations.

Cahier des charges projet

Acceptez de vous y prendre à plusieurs reprises pour « attraper » votre projet

Il est très rare d’obtenir dès la première rencontre avec votre sponsor une vision explicite des objectifs du projet.

Préparez votre entretien avec lui pour tirer un maximum de profit du temps qu’il pourra vous consacrer, et acceptez que votre cahier des charges se construisent par itérations (entre 2 et 3)

Cadrer son projet : est-ce vraiment possible ?

 

Acceptez que ça bouge encore !

Malgré tous les efforts que vous pourrez déployer pour attraper votre projet, il est fort possible que ce dernier continue à se débattre.

Acceptez l’incertitude, et qualifiez-la avec des tolérances. Si par exemple votre date de livraison peut varier d’un mois en fonction des résultats d’une étude technique à venir, indiquez-le dans votre cahier des charges plutôt que de vous enfermer dans un délai qui se révélera très vite erroné.

Faites-vous aider par des experts

Dans certains cas, l’intervention d’experts dès les phases amont peut vous permettre de bien qualifier certains risques (si je reviens un instant à mes anguilles, je n’avais aucune idée du risque de morsure) et d’orienter le projet dans la bonne direction.

Il est notamment particulièrement utile (pour ne pas dire vital) de solliciter les personnes qui interviendront en aval de votre projet, et seront donc potentiellement les plus impactées par sa mise en service.

Et pour vous, comment se passent les phases de cadrage de vos projets ?

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Hugues ROCHE Il y a 4 années

Pour le cadrage initial, PRINCE2 utilise d’abord l’Exposé du Projet qui est le pendant de la Charte du PMI. La DIP viendra ensuite, comme le PMP

Et saupoudrez le tout de maitrise des changements pour éviter que le projet ne se disperse par la suite !

Répondre
    François Debois

    François Debois Il y a 4 années

    @Hugues : merci pour ces précisions. Il est intéressant de noter, pour nos fidèles lecteurs du blog du chef de projet, que le cadrage passe parfois par plusieurs états de maturité successifs, se traduisant par des documents de plus en plus étoffés. EP, puis DIP dans PRINCE2. Expression de besoin, puis fiche projet, puis note de lancement dans d’autres projet. Chaque entreprise peut adopter une sémantique différente, mais l’esprit reste le même 🙂

Fabien RAYNAUD Il y a 4 années

Une des principales composantes influant sur la vie du projet va être l’incertitude.
Le chef de projet doit en être conscient (il l’est souvent) mais il faut que le sponsor et le client le soient aussi. C’est le facteur « agilité » du projet qui va permettre de ré-orienter plus ou moins le projet au fil du temps. C’est une relation gagnant-gagnant pour le chef de projet et pour le client final.

Fabien RAYNAUD
http://www.FabienRaynaud.com

Répondre
    François Debois

    François Debois Il y a 4 années

    @Fabien : complètement d’accord avec ça, et on constate que l’incertitude est facteur de stress pour le client comme pour les équipiers. Du coup, une mission clé du chef de projet est selon moi de borner l’incertitude avec des tolérances (au mieux / au pire, en l’état des connaissances actuelles).

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