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Comprimer les délais sur un projet : l’effet Dark Vador

Par le 10 novembre 2015

Bien avant que le force ne s’éveille, le côté obscur engageait des projets monumentaux, et les chefs de projets étaient parfois soumis à rude épreuve…

 

Moff Jerjerrod : Seigneur Vador, voilà un plaisir inattendu. Nous sommes honorés par votre présence.

Vador : Dispensez-vous de formules de politesse, commandant. Je viens vous obliger à tenir vos délais !

Moff Jerjerrod : Je vous l’assure, Seigneur Vador, nos hommes travaillent aussi vite qu’ils le peuvent.

Vador : Peut-être trouverai-je de nouveaux moyens pour les motiver.

Moff Jerjerrod : Je vous certifie que cette station sera opérationnelle à la date prévue.

Vador : L’Empereur ne partage pas votre appréciation optimiste de la situation.

Moff Jerjerrod : Mais il exige l’impossible ! Il me faut plus d’hommes…

Vador : Dans ce cas, vous pourrez le lui dire quand il va arriver…

Moff Jerjerrod : L’empereur vient ici ?!

Vador : C’est exact, commandant, et il n’est pas très satisfait de l’absence de progrès dans vos travaux…

Moff Jerjerrod : Nous allons redoubler d’efforts !

Vador : Je l’espère, commandant, dans votre intérêt. L’Empereur n’est pas aussi indulgent que moi…

Un sponsor exigeant

Dans cette séquence d’anthologie, Vador, qui joue ici le rôle de sponsor du projet (l’Empereur étant le client), vient sermonner le chef de projet en charge de la réalisation de la nouvelle Etoile Noire.

Moff Jerjerrod demande plus d’hommes pour terminer le travail, mais est-ce réellement la bonne solution ?

Face à une situation aussi périlleuse pour le projet et pour sa vie (Dark Vador n’est pas particulièrement connu pour son empathie et sa tolérance à l’échec), nous pourrions conseiller à ce cher commandant d’analyser la situation sous deux angles différents :

  • Chercher à comprimer les délais pour être en capacité de livrer l’Etoile Noire dans les temps ;
  • Revoir sa relation avec son sponsor.

Comprimer les délais : crashing, fast-tracking et scoping

La compression des délais peut prendre trois chemins potentiellement complémentaires : le crashing, le fast-tracking, et le scoping.

  • Crashing : il s’agit de réduire la durée des tâches du chemin critique, en augmentant le niveau de ressources qui y sont associées, ou en mettant une ressource plus compétente (exemple : doubler les équipes sur la tâche de construction des hangars de chasseurs TIE) . Le crashing entraîne en général une augmentation du coût de la tâche, et il est essentiel de surveiller la loi de Brooks.
  • Fast-tracking : il s’agit de modifier l’articulation des tâches du chemin critique en parallélisant certaines tâches enchaînées (exemple : installer les 123 propulseurs hyperdrive en parallèle de la construction du superlaser). Ces tâches sont dites en biseau ou tuilées, et vont supposer un effort de coordination plus important de la part du chef de projet.
  • Scoping : il s’agit de réduire les tâches, voire en supprimer (exemple : pas de siège en cuir de Bantha pour l’Empereur). Cette réduction du périmètre risque bien sûr de générer de l’insatisfaction chez le client.

Gérer la relation avec son sponsor

Certaines revues d’avancement ne sont pas de nature à rassurer réellement le sponsor du projet.

« Nos hommes travaillent aussi vite qu’ils le peuvent », « Je vous certifie que cette station sera opérationnelle à la date prévue ». C’est peut-être vrai, mais aucun élément factuel ne vient étayer ces affirmations. Nous sommes plus dans le registre du bulletin météo (« il fera beau demain sur la partie ouest de la galaxie ») que du rapport étayé de données.

Cette incertitude est génératrice de stress chez le sponsor, et ce stress est lui-même générateur d’agressivité.

Nous pourrions donc inviter Moff Jerjerrod à adopter une posture d’avocat face au juge  : voilà où en est le projet, voilà où il va accoster à terminaison, et voici les éléments qui le prouvent (présentation des livrables, planning, analyse des risques…).

Que la force soit avec vous !

Et pour les geeks (dont je fais partie) : pour en savoir plus sur l’histoire et les spécifications techniques de l’Etoile Noire : http://starwars.wikia.com/wiki/Death_Star

Autre dossier sur le même thème

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Fabien RAYNAUD Il y a 5 années

Le sponsor (ou client) est effectivement là pour jouer son rôle et mettre la pression sur l’équipe projet. Mais les miracles n’existent pas (hélas).
Il ne faut pas perdre de vue le triptyque de tout projet : Coût / Délai / Qualité. Donc, si on veut réduire les délais, il faudra soit augmenter le coût, soit dégrader la qualité attendue. Dans un esprit plus « lean startup », on peut introduire le produit minimum viable (MVP : Minimum Viable Product) qui permet de délivrer de manière rapide un premier prototype (ou assimilé) qui permettra au client de valider ses attentes.
Bien sûr, le chef de projet peut donner un « coup de collier » mais cela ne peut durer qu’un certain temps. Ça ne peut pas devenir une habitude. Il faut surtout qu’il soit capable de montrer son leadership pour insuffler la passion à ses équipes pour qu’elles puissent se dépasser. Sans oublier des qualités de négociation, si les demandes du client ne sont pas réalistes.

Fabien RAYNAUD
http://www.FabienRaynaud.com

Répondre
    François Debois

    François Debois Il y a 5 années

    @Fabien: merci d’introduire le concept de Minimum Viable Product, auquel j’adhère totalement. C’est effectivement une solution pour livrer une solution viable, même si elle est imparfaite, au client, et donc faire chuter son degré de stress.
    Et le leadership du chef de projet est également capital pour insuffler l’envie d’agir… et préserver son équipe du stress. Car le stress dans l’équipe va se traduire par des malfaçons, donc du retard, et donc du stress! C’est une spirale infernale dans laquelle il vaut mieux ne pas rentrer.

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Lean management Il y a 5 années

Excellent cet extrait. Peut-être aussi que le client certes joue son rôle de leader en donnant un cap mais n’a pas du tout été à l’écoute de ses spécialistes métier qui lui ont répété « X mois c’est trop court. Avec les moyens dont nous disposons c »est X+5 mois, pas moins ». C’est là finalement qu’on remarque que le sponsor joue bien son rôle : il redonne un coup de collier sans pour autant sanctionner (car homme un peu plus proche du terrain, il sait que le client déconne), rappelle les attentes du client et sa disponibilité à lui en tant que médiateur lors de sa venue prochaine 😉

http://www.lean-management.fr

Répondre
    François Debois

    François Debois Il y a 5 années

    @Lean : Oui, complètement d’accord avec ça! Un vrai sponsor facilitateur en somme, qui joue effectivement un rôle de médiateur entre les exigences du client et les réalités opérationnelles vécues par l’équipe.

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