Connaissez-vous le jeu de taquin ? Le déplacement d’une pièce entraine une modification de l’ensemble, laisse un espace vide qu’il faut combler par une autre pièce. C’est systémique !
De la même manière, les priorités entre projets sont souvent bousculées du fait d’un changement dans l’environnement interne ou externe de l’entreprise, et il convient de réorganiser l’ensemble.
Il existe plusieurs outils et techniques de priorisation, et je vous propose aujourd’hui de zoomer sur la matrice importance/urgence d’Eisenhower. Elle a en effet été inspirée par Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis d’Amérique, qui aurait un jour déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». Elle est habituellement utilisée pour prioriser les tâches dans un cadre de gestion du temps, mais une utilisation récente par une collègue (merci Fabienne !) montre sa pertinence dans la priorisation des projets.
Source du schéma : Maîtrise du temps et gestion des priorités (formation 0279 – Cegos)
Déterminer l’importance de vos projets
Sur l’axe des ordonnées, on retrouve l’importance, qui peut être qualifiée au travers de 3 indicateurs :
- Alignement avec un axe stratégique : à quel point votre projet contribue-t-il à la stratégie de l’entreprise, à son avenir ?
- Accessibilité : il s’agit du degré de facilité de réalisation du projet. Cette accessibilité est fortement corrélée au fait qu’il n’y ait pas trop de complexité et d’incertitude à gérer sur ce projet (et donc au fait que le lotissement préalable ait été bien réalisé).
- Retour sur attentes : je préfère parler de ROE (Return On Expectations/Retour sur attentes) que de ROI (Return On Investment/Retour sur investissement), car ce dernier indicateur est souvent difficile et coûteux à mesurer.
Déterminer l’urgence de vos projets
Sur l’axe des abscisses, on retrouve l’urgence, qui représente le risque pour un projet à ne pas être traité immédiatement. Une manière de l’objectiver est de se poser les questions suivantes :
- qu’est-ce qui se passerait si on démarrait ce projet dans 2 mois plutôt qu’aujourd’hui ?
- Qu’est-ce qu’on y gagnerait et qu’est qu’on y perdrait ?
Positionner les projets de manière relative
Il n’est pas toujours facile de qualifier l’importance et l’urgence dans l’absolu. C’est pourquoi il est conseillé de positionner les projets de manière relative, les uns par rapport aux autres.
L’objectif de cette cartographie est surtout d’identifier les projets qui se trouvent dans le cadran B, et qui méritent toute votre attention de planification du moment. En effet, c’est parce que vous aurez orchestré la production des projets importants que vous gagnerez en sérénité (et ne serez donc plus obligé de subir uniquement des urgences).
Cette matrice permet également de faire face aux sollicitations et de négocier avec plus d’assurance un nouveau projet qu’on souhaiterait vous confier.
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Bouchut Il y a 8 années
Et merci Francois! Je crois beaucoup au critère alignement stratégique qui apporte valeur et confiance. Je trouve aussi que la gestion multi projets puise beaucoup son énergie dans l’énergie que mette les acteurs de chaque projet. C’est d’autant plus important que les acteur se mobilisent. Le rôle du chef de projet me semble être alors de mobiliser l’énergie adéquate selon chaque position de projet dans la matrice
François Debois Il y a 8 années
@Fabienne : complètement d’accord avec ça! D’ailleurs, la gestion de l’énergie personnelle en multi-projets fera l’objet d’un prochain billet, dans lequel nous explorerons le concept de Sentiment d’Efficacité Personnelle.
Fabien RAYNAUD Il y a 8 années
Belle illustration de la matrice d’Eisenhower appliquée à la gestion multi-projets.
Le plus critique dans cette approche est de ne pas être trop souvent perturbé par l’arrivée de projets urgents et importants qui chamboulent tout le planning mis en place. Le changement est inévitable de nos jours, mais il faut pouvoir le contrôler et comprendre ce qui se passe si jamais ce genre de situations se reproduit trop fréquemment.
Cordialement,
Fabien RAYNAUD
http://www.FabienRaynaud.com
François Debois Il y a 8 années
@Fabien : oui, d’où également la nécessité de travailler sur des projets de plus en plus courts, qui permettent de gagner en agilité globale.
Stéphane Alfonso Il y a 8 années
La difficulté, souvent, est que tout arrive en A !
en lean, 5S, sur le 5e S (suivre) je mettrais cette matrice et y épinglerais les post it avec le nom des différents projets … Visuellement cela peut permettre de clarifier/convaincre les demandeurs sur la nécessité de bien positionner le projet.
François Debois Il y a 8 années
@Stéphane : merci pour cette proposition, je cautionne totalement le management par le visuel ! Et si on poursuit l’approche 5S, on pourrait se dire qu’un des enjeux de la matrice est de Supprimer les projets superflus pour se concentrer sur les projets essentiels !
Patrick Rémont Il y a 8 années
Je constate aussi autour de moi que la problématique Important / Urgent devient omniprésente et agit en conséquence comme un facteur d’augmentation du stress néfaste, non seulement pour les porteurs de projets, mais aussi dans le cadre des activités courantes.
En parallèle de l’analyse en termes d’axe stratégique, d’accessibilité et de retour sur attentes, je pense qu’il faut rester très vigilant aux multiples influences internes et externes qui seront tout aussi omniprésentes, mais pas toujours frappées du sceau de la rationalité ! En effet, ce qui est important ou urgent pour un commanditaire, un client, un collaborateur, ne l’est pas forcément dans la réalité de la gestion des projets…Le décryptage de l’urgence et de l’importance peut aussi être partagé (avec les équipes, le COPIL, la hiérarchie) pour éclairer des choix, proposer une nouvelle organisation, un nouveau redéploiement des ressources disponibles.
François Debois Il y a 8 années
@Patrick : merci pour ce commentaire, auquel j’adhère totalement. Pour moi, l’importance est toujours relative (en fonction des enjeux de chaque interlocuteur), mais l’urgence peut être objectivée. Et je trouve qu’au-delà de l’outil en tant que tel, le fait de prendre un temps d’arrêt et de se poser la question de la priorité des projets est salutaire.