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Gestion multi-projets : conduire des réunions de projets efficaces

Par le 2 mai 2016

Différents types de réunions

Certains parmi vous connaissent ces journées fleuves, où une réunion en chasse une autre, laissant peu de temps de respiration et de production personnelle. Si ces réunions sont parfois très constructives, il peut arriver qu’elles soient très coûteuses en énergie de préparation, d’animation et de restitution.

Voici quelques astuces qui peuvent vous permettre de gagner en efficacité.

Structurer les rituels de projet pour gagner en temps de planification

Une première clé essentielle est de bien différencier les types de réunions qui vont être mises en place dans les projets.

Les réunions d’avancement peuvent être planifiées longtemps à l’avance et ritualisées (ex: nous nous retrouverons le lundi de 13h30 à 14h15 dans la salle 1J235 pour faire un point d’avancement périmètre/qualité/coût/délais). Dans certains projets qui mobilisent des approches agiles, on peut aller jusqu’à organiser un « daily stand-up meeting » de 15 minutes, qui se passe toujours de la même manière.

La planification en amont évite de passer du temps et de l’énergie à tenter de trouver une date commune en cours de projet, en sachant qu’au final, tout le monde ne sera pas là, et que çà coûtera du temps de coordination pour ré-embarquer les absents.

L’intérêt de ces rituels est qu’il permet aux acteurs d’entrer rapidement en zone d’efficacité, car ils savent exactement ce qui va se passer et quelle doit être leur contribution.

Orienter les réunions de travail vers la production de livrables

En ce qui concerne les réunions ad hoc, qui permettent la résolution d’un problème ou la production d’un livrable de projet, il est conseiller d’intégrer dans le corps de l’invitation l’objectif de la réunion, et le livrable que l’on souhaite produire.

Elle permet également aux participants de préparer leur « trousse à crayons », et de venir avec les éléments appropriés pour entrer le plus vite possible dans le vif du sujet.

Cette orientation livrable entretient également le Sentiment d’Efficacité Personnelle et collective. C’est parce qu’on a fait ce qu’on avait prévu de faire que l’on se sent efficace, et c’est parce qu’on se sent efficace qu’on le devient encore plus !

Autrement dit : « dire ce qu’on va faire, le faire, se dire qu’on l’a fait ».

Proposer un compte-rendu actif

L’idée de ce compte-rendu actif est de se focaliser sur ceux qui sont là et pas sur ceux qui ne sont pas là. Il intègre les 3 dimensions suivantes :

  • Actions / décisions
  • Qui
  • Quand

Éventuellement, un RACI peut permettre de clarifier les contributions de chacun par rapport aux actions à mener.

L’objectif est de ne pas avoir de compte-rendu à écrire après la réunion, et de servir de « pousse décision ».

Et vous, quelles sont vos astuces pour gagner en efficacité dans vos réunions de projet ?

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Fabien RAYNAUD Il y a 4 années

Dans les réunions d’avancement planifiées de manière régulière (toutes les semaines, par exemple), l’entrain (et même la présence !) des participants peut diminuer au fil de l’eau. Il est important de maintenir l’intérêt de ces réunions, et de préciser l’objectif de chaque occurrence. Pour une semaine, l’objectif sera surtout de partager des informations aux équipes de vente. Pour l’autre semaine, ce sera de prendre une décision, etc.

Cordialement,
Fabien RAYNAUD
http://www.FabienRaynaud.com

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Alfonso Il y a 3 années

-Une préparation de la réunion
-Un ordre du jour … et si possible la répartition des points dans le temps.
-Une gestion du chrono à l’anglo saxonne … Avant l’heure, ce n’est pas l’heure et après, c’est plus l’heure
-éviter les digressions
-limiter le temps de réunion … sous contrainte, on est plus efficace.
-Est-on utile à la réunion ? Sinon on ne vient pas mais on en discute avec l’organisateur

Malheureusement ce ne sont que des vœux pieux …

La vraie réunion efficace c’est le morning meeting en stand up, 15-30 min max … Mais cela ,ne se voit qu’en Lean 6 Sigma … voir la vidéo de Paul Akers sur le sujet.

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    François Debois

    François Debois Il y a 3 années

    @Stéphane : oui, le stand-up meeting est un formidable moyen de communication. La méthode la plus efficace pour transmettre l’information reste une conversation en tête à tête ! Ce rituel existe dans les projets menés en Scrum, et on le voit se diffuser de plus en plus sur d’autres types de projets.

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Thierry Il y a 3 années

Mes astuces pour les réunions de projet?
– S’assurer de la nécessité de la réunion
– Ne choisir que les participants nécessaires
– Clarifier l’objectif et l’agenda
– Respecter le temps alloué à la réunion
– Etablir des règles de réunion et obtenir l’accord de tous les participants pour les respecter

Cordialement,
Thierry
http://www.nutcache.com/

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Patrick Rémont Il y a 3 années

Personnellement, je tente souvent d’utiliser le compte-rendu minute, réalisé par une autre personne que l’animateur de la réunion. L’idéal est que chacun le fasse à tour de rôle pour démystifier cette tâche, la rendre collaborative et surtout validée en sortie de réunion : la reformulation / projection de chaque point permet de valider le compte-rendu en « live ».il s’agit d’un vrai plan d’actions, examiné à la réunion suivante. Il constitue donc à la fois les données d’entrée et les données de sortie de chaque réunion. Ce compte-rendu peut se faire par exemple sur une simple feuille de tableur à 5 ou 6 colonnes : Quoi ?, Qui ?, Comment ?, Pour Quand ?, Observations, Report. En travail collaboratif, les actions réalisées sont grisées directement par les contributeurs, sans perte de temps.

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    François Debois

    François Debois Il y a 3 années

    @Patrick: oui, c’est ce que je fais également, en adossant les actions à un RACI raccourci aux simples Responsables et Acteurs. Nous commençons par passer ce RA de réunion précédente en revue en début de chaque réunion d’avancement.

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