Les éléments de management de projets indispensables à prendre en compte en environnement critique

Une récente étude menée par Ponemon Institue sur les pannes dans les datacenters montre que le coût moyen d’une panne dans un de ces centres de données est d’environ 740 000 dollars !

Que ce soit dans ce secteur, celui des hôpitaux ou encore dans l’énergie comme le nucléaire, ces environnements critiques sont des centres financiers et de sécurités cruciaux, où les méthodes « classiques » de management de projets doivent être entièrement retravaillées et optimisées.

Qu’entend-on par environnement critique ?

Souvent appelés « Mission Critical projects », les projets évoluant en environnement critique sont des indispensables à une organisation donnée et qui, s’ils sont mis en défaut, peuvent avoir des impacts irrémédiables d’un point de vue sécurité et financier.

Les datacenters sont une parfaite illustration de ce type de projets. Ces bâtiments stratégiques hébergent des données (pour la majorité confidentielles) et doivent répondre à des enjeux de flexibilité, de disponibilité et de sûreté tout en consommant le moins d’énergie possible.  Une panne dans un datacenter de la compagnie aérienne British Airways au mois de mai 2017 a conduit à l’annulation d’une centaine de vols à cause de problèmes de résilience électrique !  Cette situation montre la nécessité de mettre en place un management de projet adapté à cet environnement exigeant.

Les points clés à prendre en compte

1/ Un cadrage initial fort

La compréhension du projet dans sa globalité est indispensable pour pouvoir le cadrer dès le début. Bien souvent mise en avant comme la phase clé d’un projet, il est quasiment impossible de redresser un projet en environnement critique mal cadré, hormis si celui-ci s’étale dans le temps.

Pour définir le cadrage, il faut :

• Définir le périmètre du projet,
• Construire un plan de management de projet intégrant une matrice des responsabilités, les éléments critiques du projet, le planning, les ressources humaines et une première analyse des risques. Il s’agit de la première pierre du projet assimilable à une ébauche de cas d’affaire détaillé selon Prince2 et mise à jour tout au long du projet.
• Élaborer un brief complet détaillant toutes les méthodes visant à canaliser le projet avec les process de validation, les différentes étapes avec la description des documents attendus/livrables et la gestion des aléas associés,
• Analyser les risques avec un document de formalisation des risques projets par catégorie,
• Élaborer une matrice des coûts, délais, bénéfices et qualité adaptée.

2/ Estimation des risques et commissioning au cœur du management

Manager un projet en environnement critique demande une forte prise en compte des risques (risks) du planning (Timescales), des coûts (Cost), des bénéfices (benefits) et de la qualité attendue (quality)

Il est essentiel de séparer les risques liés au projet lui-même des risques administratifs. Ces derniers peuvent avoir un impact fort sur le projet pouvant engendrer des retards de plusieurs années (dépôt d’un dossier ICPE*, d’un permis de construire, …). Il convient de gérer ces types de risques en parallèle et non de manière séquentielle afin d’optimiser les délais tout en gardant le contrôle sur les autres paramètres du projet. Le commissioning sur plusieurs niveaux (souvent en 6), des tests individuels en usine jusqu’à l’IST* sur site sont des phases à prendre en compte dès le début et devant être lissées tout au long du projet afin d’en améliorer la qualité globale. Le commissioning est régulièrement utilisé pour faire un rétroplanning du projet.

3/ Un montage adapté avec les bons partenaires

Avoir des partenaires fiables permettant une bonne réussite du projet est un atout fort. En environnement critique, il est indispensable selon les caractéristiques du projet (type de projet, contraintes principales, …) de définir le montage du projet à tous les niveaux (Client, Projet et Travaux).

Le choix de ces partenaires doit se faire dans le cadre d’une continuité de service en prenant en compte notamment les critères de maintenance. En cas d’urgence sur un site comme un départ de feu dans un local transformateur et quand l’on sait que l’autonomie électrique d’UPS avoisine les 15 minutes – ces derniers permettant de maintenir les serveurs d’un datacenter en fonctionnement-, prendre en compte les critères de maintenance et la rapidité d’intervention des équipes permettront à l’exploitant de ne pas payer d’énormes pénalités (pouvant aller jusqu’à plusieurs centaines de milliers d’euros en cas d’arrêt) aux clients finaux.

*ICPE : Installation Classée pour la Protection de l’Environnement
*IST : Integrated Systems Testing