Quand on parle des erreurs les plus courantes du travail en mode agile, il y a celles qui sont commises en passant à la méthode agile. Et celles qui surviennent dans le travail en mode agile au quotidien. Notre expert et formateur Cegos, Jean-Pierre Bruandet, dresse cette liste et vous explique comment ne pas tomber dans ces pièges.
Les erreurs à ne pas commettre en passant à la méthode agile
1. Ne pas changer la culture de l’entreprise
Pour appliquer l’agilité, toute l’organisation doit basculer en mode agile. C’est la culture d’entreprise qui doit être transformée. Or, une des erreurs les plus pénalisantes quand on fait cette transition est de ne pas appliquer les concepts de l’agilité à tous les niveaux.
Par exemple, si la direction n’applique pas elle-même les principes de l’agilité, elle ne montre pas l’exemple. « On va demander aux membres des équipes projet d’appliquer de nouvelles pratiques, mais paradoxalement on reste très ancré dans du management de projet classique. Les équipes ne peuvent être que déstabilisées », explique Jean-Pierre Bruandet.
En clair, l’agilité peut ne pas être appliquée en pratique car il y a une incohérence entre ce que l’on demande aux équipes de faire et les moyens qu’on leur donne.
Comment éviter cet écueil ? « Il faut ancrer les notions du guide Scrum : transparence, inspection et adaptation, qui sont à la base de l’amélioration continue. C’est le fait de mesurer les avancements et de ne prendre de décisions que sur la base de mesures. Il faut mettre en place les nouvelles pratiques et les faire évoluer continûment à tous les niveaux de l’organisation. », répond notre expert.
Et pour réussir à opérer un changement chez tous les individus, il est important de leur permettre de développer des soft skills tels que faire confiance, la responsabilité, l’introspection, le développement de l’individu. « Si on leur donne ces moyens, alors tout ce qu’on va vouloir réaliser après se passera bien »
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2. Faire un changement trop radical pour travailler en mode agile
Aujourd’hui, il est fortement recommandé de ne pas faire de l’agilité partout et tout le temps. Avoir recours à l’agilité va dépendre de plusieurs facteurs, en particulier la typologie du projet. Et une des erreurs est de vouloir tout changer trop vite et complètement.
« Toute la difficulté aujourd’hui est de savoir quand est-ce que je dois faire de l’agilité et quand je dois rester dans un mode de gestion de projet classique. Il faut avoir du recul pour intégrer le bon contexte au bon projet », explique Jean-Pierre Bruandet.
Certains projets ne sont pas éligibles à l’agilité. C’est le cas s’il y a des normes précises à respecter, ou encore si on produit quelque chose dont toute modification est irréversible, comme la production de médicament ou la construction. En effet, l’agilité suppose de travailler en mode «itératif et incrémental », il faut toujours avoir la possibilité de revenir sur chaque action, de rajouter des fonctionnalités en cours de route, de modifier certains aspects du produit. Imaginez un bâtiment dont les fondations ont déjà été posées, il y a intérêt à ne pas avoir besoin de les modifier.
Cependant, même dans ces cas-là, certaines étapes de la gestion de projet peuvent se faire en mode agile. « On voit d’ailleurs de plus en plus de projets dits hybrides, dans lequel on a un mix entre du classique et de l’agilité », assure notre expert.
3. Choisir le mauvais framework
Il existe plusieurs frameworks, ou cadres de travail, pour travailler en mode agile : Scrum, Kanban, Xp… Tous ne sont pas adaptés à toutes les typologies de projets et tous les types d’organisations. Dans certains cas précis, Scrum ne fonctionnera pas alors que Kanban, oui. Par exemple, « Scrum n’est pas adapté à la gestion des tickets de non-conformité, où on est plutôt dans une démarche de gestion des flux. Scrum est plutôt dans de la livraison de fonctionnalités. Dans ces conditions, on aura plutôt la méthode Kanban », développe Jean-Pierre Bruandet.
L’erreur est d’insister pour utiliser un framework en particulier. Ce n’est pas parce que vous avez entendu beaucoup de bien sur un de ces cadres de travail que celui-ci est forcément celui dont vous avez besoin.
Comment s’en sortir ? « Ce qui est important, c’est d’expérimenter. L’agilité, c’est de l’empirisme, on part du principe que c’est la bonne méthode et on la met en place sur une temporalité limitée pour comprendre si c’est la bonne méthode ou non. Si le constat est négatif, soit on fait évoluer ce qu’on a mis en place, soit on change de framework jusqu’à atteindre les résultats recherchés », conseille notre expert.
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4. Vouloir opérer un changement rapide sans impliquer tout le monde
Et même si on choisit le bon framework, il ne faut surtout pas chercher à l’appliquer complètement et d’un seul coup. En effet, pour que le basculement dans l’agilité fonctionne, il faut avoir un plan de mise en place de l’agilité, avec des objectifs réalistes et en impliquant tous les individus. Cela demande de faire des ajustements réguliers en prenant en compte les retours de chacun.
« En agilité, on opère des changements en permanence. Périodiquement, on se réunit en équipe pour voir comment on va adapter les processus et les outils, pour les adapter au contexte du projet à l’instant », explique Jean-Pierre Bruandet.
Il est donc nécessaire de mettre en place une gestion du changement. Pour cela, la communication au sein d’une équipe, voire entre les équipes, est primordiale. Si on n’a pas cette communication, on ne peut pas trouver de consensus sur les besoins d’évolution », poursuit-il.
En effet, si on n’implique pas tout le monde, avec une communication bien rodée, on prend le risque de créer une situation où une seule personne va décider… ce qui est complètement contraire aux principes fondamentaux de l’agilité.
La direction doit apprendre à déléguer la mise en place du changement. « On part du principe que ça ne se fait pas en un mois, mais ça se compte en années », précise notre expert.
5. Le manque de formation au travail en mode agile
Peut-être aurez-vous l’impression d’avoir tout compris en vous informant beaucoup sur l’agilité. Ce ne sera pas suffisant. Certes, il est important de savoir exactement de quoi il s’agit avant de se lancer. Mais former les équipes est tout de même indispensable. Il faut absolument s’appuyer sur des experts, sinon c’est l’échec assuré.
« La formation est là d’abord pour donner les éléments de base théoriques. Mais en plus, il est primordial de laisser aux équipes et aux individus le temps de pratiquer. On est dans l’apprentissage par l’expérience, avec le droit de se tromper à condition d’apprendre de nos échecs », témoigne Jean-Pierre Bruandet.
Dans les centres de formation, vous pourrez trouver un mix entre théorie et conseils sur la mise en place d’outils et de bonnes pratiques. Mais l’apprentissage ne s’arrête pas là, il continue avec de la pratique quotidienne, dans le contexte d’un projet.
« La formation donne confiance aux individus sur le fait qu’ils sont capables de travailler en mode agile. Mais elle rassure aussi toute la strate intermédiaire et les dirigeants », certifie notre expert.
Mode agile : les erreurs les plus courantes du travail au quotidien
6. Ne pas avoir de vision commune
Une autre erreur courante sur un projet en mode agile, et même sur un projet en général, c’est de ne pas avoir de vision, ou de ne pas avoir une vision qui engage tous les individus. Cette erreur découle directement du manque de communication évoqué précédemment.
« Ce qui est important pour engager un ensemble d’individus sur un projet, c’est de partager une vision qui va fixer une ligne directrice sur là où on veut être emmené avec ce projet. Mais, avec une approche agile, cette vision n’est pas fixe, elle peut évoluer », souligne Jean-Pierre Bruandet.
Cela permet de donner du sens et de l cohérence à ce qu’on fait. La vision va garantir l’implication et la motivation de chacun. D’ailleurs, c’est pourquoi il y a toujours une personne qui est responsable de cet aspect. Par exemple, dans le Scrum, il y a le product owner, qui est le responsable de construction de la vision et de son partage.
7. Un besoin incomplet ou trop détaillé
« L’expression du besoin doit être suffisamment détaillée pour savoir où on doit aller mais ne pas trop entrer dans le détail, puisque l’objectif est de pouvoir s’adapter au contexte. Si le besoin est trop cadré, tout est figé », remarque Jean-Pierre Bruandet.
Il est donc important de savoir trouver un juste milieu au moment de définir son besoin. Si celui-ci n’est pas assez détaillé, les équipes ne sauront pas comment faire. Au contraire, s’il est trop détaillé, on perd le bénéfice de l’agilité qui est de faire émerger de l’innovation.
Comment on s’en sort ? Pour définir un besoin qui permet de travailler correctement, il faut se former, pratiquer, et refaire un audit régulièrement au sein de l’équipe. Il faut également bien définir les rôles de ceux qui vont garantir la bonne description du besoin. Tout le monde y participe, mais c’est à certains membres de vérifier qu’on n’a pas laissé cette étape de côté et qu’on va dans la bonne direction.
8. Un besoin trop loin dans le futur
Une autre erreur de l’expression du besoin, c’est de le spécifier de façon détaillée ou trop loin dans le futur. Étant donné que travailler en mode agile permet de s’adapter en permanence à la situation du moment, cela n’a pas de sens de se fixer des objectifs précis à trop long terme.
« En approche agile, on fait évoluer ses besoins au fil de l’eau, en fonction des retours du métier sur ses besoins à l’instant t et par rapport à ce qui a déjà été réalisé. Il ne faut donc pas aller trop loin dans le futur quand on exprime le besoin. Pour éviter l’effet tunnel, il faut avoir des réunions régulièrement avec le métier pour le retoucher ce besoin », explique notre expert.
9. Un besoin irréaliste
De la même manière, ça ne sert à rien de se fixer des objectifs irréalistes. Même si la planification peut évoluer quand on se rend compte que ce qu’on s’est fixé n’est pas possible, il faut essayer dès le départ d’avoir un objectif réalisable.
Comment s’assurer un besoin réaliste ? « Il faut d’abord vérifier qu’il y a bien une attente du marché, soit en vérifiant avec le client, soit en faisant des études marché. Ensuite, si on veut développer un produit de très grande qualité, il faut s’en donner les moyens avec un budget et une durée réaliste », détaille Jean-Pierre Bruandet. Avec le métier
10. Ne pas savoir quand s’arrêter
Enfin, notre expert explique que quand on travaille en mode agile, il y a un risque à ne pas savoir quand s’arrêter. Et pour cela, il faut se fixer un niveau d’exigence au moment du cadrage, et le retoucher au besoin pendant le projet : c’est la notion de « fini ». En effet, l’agilité peut être décrite comme une somme de petits sprints, et si on ne se fixe pas une limite, on pourrait continuer à améliorer le produit de manière illimitée dans le temps. « Il y a un juste milieu entre aller trop loin ou pas assez. Il faut donc imposer un niveau d’exigence réaliste, avec suffisamment de tests et de vérification, mais pas trop pour que ça se termine », conclut Jean-Pierre Bruandet.
