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Loin des yeux…
Certains membres de votre équipe projet se trouvent sur un autre site de l’entreprise, voire dans un autre pays ?
Ce n’est déjà pas toujours facile d’obtenir des engagements et de faire vivre un esprit d’équipe quand vos équipiers sont vos voisins de bureau, alors quand ils se trouvent à des milliers de kilomètres… A moins que vous n’adoptiez les 10 règles clés suivantes.
10 règles clés pour manager à distance
- Faites connaissance avant de mettre l’équipe au travail à distance : la proximité relationnelle favorisera les échanges en toute confiance, et donc la créativité de l’équipe;
- Plus vous managez à distance, plus il faudra donner le sentiment à vos collaborateurs d'être proche d'eux : contacts réguliers au téléphone, forme (sympathique !) des mails, organisation de rencontres physiques.
- Clarifiez en amont les règles du jeu concernant votre disponibilité pour les interactions à distance (ça réduira les frustrations des équipiers qui n’arriveraient pas à vous joindre);
- Faites vivre l’esprit d’équipe ou de communauté plutôt que des solitudes coordonnées ou connectées (ex : affichez systématiquement un trombinoscope de l’équipe, avec les noms et les missions de chacun, lors des réunions en visioconférence);
- Plutôt que d’imposer vos modalités de reporting, mieux vaut co-construire le reporting avec les membres de votre équipe pour qu’ils y adhèrent (faites leur choisir l’outil utilisé, et la nature et fréquence des informations collectées);
- Adoptez une vision circulaire du reporting : le reporting doit être réciproque (ex : lorsque vous sollicitez une information auprès d’un équipier à distance, demandez-lui quelle information concernant le projet pourrait l’intéresser en contrepartie) ;
- Privilégiez plusieurs réunions à distance courtes à une réunion trop longue : décomposez les problèmes en sous-problèmes ;
- Préparez bien les moments d’échange en amont pour garantir leur efficacité et donner envie aux équipiers de s’y engager totalement :
- Soyez factuel : des chiffres ; des faits.
- Envoyez les documents clefs avant la réunion.
- Aspects logistiques : assurez-vous que tout fonctionne.
- Identifiez un nombre maximal de participants pour favoriser les interactions.
- Dans le cadre de réunions en visioconférence, gérez la prise de parole pour favoriser l’expression de tous (permettre à chacun d’exprimer librement son point de vue et préserver l’implication tout au long des moments d’échange à distance). Cela suppose de partager des règles du jeu utiles : ne pas se couper la parole, se présenter à chaque prise de parole, faire des phrases courtes, finir ses phrases, ne pas parler en même temps, parler lentement (plus la distance est importante, plus la lenteur s’impose), faire des synthèses intermédiaires.
- Autant que faire se peut, organiser une réunion de lancement permettant à l’ensemble des intervenants du projet de se rencontrer physiquement, et de caler les règles du jeu du management à distance.
Il convient d’ajouter à cela que si le projet intègre un chantier de conduite du changement sur un site lointain, il convient de trouver un relais local pour en prendre la responsabilité.
