Votre projet vient d’être lancé, et il est temps maintenant pour vous de le structurer pour vous assurer qu’il est bien réalisable !
La clé de voûte de votre organisation ? La liste des livrables à produire et des tâches à réaliser dans votre projet. Vous avez déjà essayé plusieurs pratiques plus ou moins concluantes :
- le tableau Excel tellement complexe que vous avez décidé de l’abandonner à la deuxième mise à jour,
- la liste de tâches à la Prévert qui s’allonge comme un jour sans fin au terme de chaque réunion d’avancement.
- Et enfin le mode « freestyle » où vous avez tenté de piloter le projet sans le découper en tâches, permettant à chaque équipier de faire… à peu près ce qu’il voulait !
Vous en êtes venu à la conclusion naturelle que la sur-structuration du projet (trop de tâches) est tout aussi toxique que la sous-structuration (pas assez de tâches).
Mais alors, comment trouver la juste maille de tâches, celle qui permet de piloter le projet sans être noyé sous la complexité ? Roulement de tambours et parade de pom-pom girls pour un outil clé de la gestion de projet : l’organigramme des tâches !
L’organigramme des tâches « raconte » votre projet
L’organigramme des tâches (également connu sous le doux nom d’ « OT » ou « W.B.S. », « Work Breakdown Structure » en anglais) est l’outil qui vous permet de structurer toutes les actions à réaliser dans le cadre de votre projet.
Un bon « OT » raconte votre projet, en ce sens qu’il présente concrètement l’arborescence des actions que vous allez mettre en œuvre.
Dans l’exemple ci-dessus, le chef de projet a découpé son projet en 3 lots, qui vont se décliner en 10 tâches élémentaires, qu’il pourra déléguer aux différents équipiers.
Les 7 règles clés pour construire votre organigramme des tâches
1. La décomposition du projet se fait niveau par niveau, selon un découpage :
- Séquentiel, c’est-à-dire par phase.
- Géographique, c’est-à-dire selon la notion d’emplacement.
- Architectural, c’est-à-dire par système à mettre en œuvre ou par fonction à réaliser ou par composant à fournir.
- Par nature d’activité ou type de prestation (étude, achat, fabrication, montage, essais…).
- Par métier ou spécialité mis en œuvre.
Toutes les logiques de décomposition peuvent être bonnes, à partir du moment où elles ont du sens dans votre projet (ex : si vous construisez un tronçon de chemin de fer, cela peut avoir du sens de découper votre projet de façon géographique, du km X au km Y, puis du km Y au km Z…. mais ça en aura beaucoup moins sur un projet informatique).
2. La construction de l’OT se fait par allers retours entre le haut et le bas de l’organigramme.
3. Le découpage en « Tâches » ne peut être l’œuvre d’une seule personne, et doit donc être le résultat d’un consensus entre tous les acteurs du projet et particulièrement les chefs des spécialités dans lesquelles sont désignés les responsables de « Tâches ». De façon pratique, il arrive souvent que le chef de projet propose une première version, qui sera amendée par les parties prenantes du projet.
4. Une tâche ne se décline jamais en une seule tâche !
5. Le découpage s’arrête dès que l’on estime que la dernière subdivision obtenue, que l’on appellera désormais « Tâche », répond à la règle des 3R suivante :
- Résultat : le livrable fournit par la tâche est clairement identifiable.
- Responsable : un seul responsable de son exécution, identifié dans la structure, mais qui n’est pas obligatoirement l’exécutant lui-même.
- Ressources : une estimation du budget est possible sur la tâche (en heures / euros, selon le cas).
6. Idéalement, l’OT ne doit pas comporter plus de 7 lots dans la largeur, et plus de 3 niveaux dans la hauteur. Pourquoi cela ? Tout simplement parce qu’il doit tenir sur une page A4 ! Cela représente au maximum 20 tâches élémentaires (qui, une fois positionnées sur un planning, restent là encore lisible sur un format A4). Si cela n’est pas possible, c’est probablement que votre projet est trop gros et qu’il risque de subir le syndrome de Boyard, ou que vos pulsions de contrôle sont trop fortes !
7. Votre OT peut être coloré, en associant un code couleur à chaque acteur clé de votre projet. Chacun pourra repérer facilement les tâches dont il a la responsabilité (et pour une affectation plus fine des tâches, vous pouvez bien sûr produire un diagramme d’attribution).
Vous avez produit votre OT et vous en êtes fier ? Conservez-le pour le prochain projet du même type, il vous fera gagner du temps !
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