Comment définir un objectif ? A la découverte d’un outil (inclus dans le guide PMBOK © 2015 Project Management Institute, Inc).
Mais au fait, pourquoi a-t-on besoin d’objectifs ?
L’objectif va permettre de fixer une vision, de s’engager dans l’action, de définir une visée commune avec son client, de s’aligner avec son équipe dans la même direction, de donner du « Sens » à sa démarche.
Au niveau de l’organisation, on peut dans un sens général distinguer plusieurs types d’objectif :
- On va parler d’objectif stratégique que l’on peut avoir au niveau d’une direction générale : augmenter ses parts de marché de 12%. Pour le chef de projet aguerrie, il s’agira plus d’un but, d’une volonté, d’une orientation qu’un objectif.
- On va parler d’objectif tactique que l’on peut avoir au niveau d’une direction métier, visant à mettre en œuvre la stratégie : accroître notre budget publicitaire de 20% au cours des trois mois à venir au niveau du département Marketing.
- On peut citer l’objectif opérationnel, découlant des objectifs stratégiques et tactiques au niveau d’un service de l’organisation. Ces objectifs doivent être précisément définis et chiffrés : réaliser un spot publicitaire de 3 mn pour le mois de juin mettant en avant notre nouveau produit.
En mode projet, l’objectif est un mot clé. Le chef de projet se doit de clarifier pour son équipe, ses responsables de lot de travail et pour toutes ses parties prenantes ce qu’il entend réellement par objectif.
Une méthode pour bien calibrer vos objectifs : soyez SMART !
Une méthode qui a le mérite de ne pas oublier de critères importants consiste à utiliser le mot SMART, on parlera donc d’objectif SMART en prenant chacune des lettres :
- Spécifique: Clair et compréhensible par tous ceux qui ont connaissance du domaine en question
- Mesurable : Il est possible de définir les qualités et, le cas échéant, les quantités indiquant l’atteinte d’un objectif. Ceci permet de définir les indicateurs, permettant de s’assurer que les objectifs seront bien atteints.
- Accord/ Agrément : les parties concernées sont elles bien en accord sur les objectifs ?
- Réaliste : les perspectives d’atteindre l’objectif sont suffisamment bonnes dans le contexte donné (ressources, temps, compétences) ; aucun facteur externe et incontrôlable n’empêche d’atteindre l’objectif. Il est de la responsabilité du chef de projet de faire remonter ce point aux donneurs d’ordre, voir de proposer un objectif estimé trop ambitieux scindé en plusieurs objectifs réalistes.
- Terme : un cadre temporel est donné
SMART ou pas SMART ? Faites la différence
Un exemple pour éclairer son utilisation : Un manager annonce à son équipe comme objectif :
- Améliorer notre qualité autant que possible
- Pas SMART du tout : Non spécifique, mesurable ? Pour quand ? Cela correspond plus à un processus d’amélioration continu : faites pour le mieux !
- Réduire le nombre d’accidents de 10% dans les 6 prochains mois
- De quel type d’accidents parle-t-on ? Indicateur : ok ; Délai : ok. On se rapproche d’un objectif SMART
- Réduire le coût de fonctionnement du service de 50% dans les 6 prochains mois
- Délai : ok ; Indicateur : ok mais est ce bien réalisable ? 50% ! … finalement pas très SMART du tout celui-ci
Projet, activités, responsable d’activité et objectifs SMART
Au niveau du projet, le chef de projet définit les rôles et responsabilités des activités en fonction des compétences de son équipe projet. Il doit s’assurer que toute tache de délégation se spécifie au travers d’objectifs SMART : compréhension commune et agrément des personnes en charge, indicateurs de mesure (critères de réussite) définis, délai spécifié et estimation partagée du niveau de réalisme de l’atteinte de ces objectifs.
D’ailleurs, en tant que chef de projet, ai-je bien vérifié au démarrage de mon projet que les objectifs que l’on m’avait fixés étaient SMART ?… si j’avais su 🙂