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Les outils digitaux au service du chef de projet (1/2)

Par le 16 septembre 2019

Aujourd’hui de nombreux outils digitaux peuvent aider un chef de projet dans le pilotage de son projet et l’animation du travail collaboratif de l’équipe. Toutefois dans la jungle des outils collaboratifs, comment s’y retrouver ?

Le risque principal lié à l’utilisation du digital est ce qui est communément appelé « l’infobésité ». Le professeur Pierre-Marie Lledo, Directeur du département neurosciences à l’Institut Pasteur, a démontré que l’excès d’information immédiate (les mails en sont une bonne illustration) enferme les individus dans le « présent du présent » et ne leur permet plus de prendre du recul pour se projeter dans le futur, de créer le désir du résultat et in fine de créer l’engagement des équipes.

Afin de vous guider dans vos pratiques digitales en management de projet, nous vous proposons 3 principes qui doivent guider tous vos choix d’outils.

outils digitaux

3 principes d’utilisation des outils digitaux :

Principe n°1 : Les outils doivent diminuer le risque d’infobésité, pas l’augmenter !

Un outil doit permettre de diminuer la quantité d’information créée et échangée et de se focaliser sur l’information essentielle. La bonne information à la bonne personne au bon moment.

Principe n°2 : Posez-vous toujours la question de l’usage avant celle de l’outil !

Par exemple : nous avons besoin d’un espace d’élaboration d’un document en commun pour construire le cahier des charges du projet, pas de tel ou tel outil. Il existe plusieurs types d’outils : les outils de gestion de projet, marketing, de développement, créatifs, etc.

Principe n°3 : Ne multipliez pas les outils !

Limitez-vous à un maximum de 4 à 5 outils bien maîtrisés par l’équipe. N’oubliez pas de laisser un temps de prise en main et d’apprentissage à l’équipe.

Nous pouvons d’ores et déjà décliner ces 3 principes en 3 pratiques opérationnelles que vous pouvez instaurer au sein de votre équipe en utilisant les plateformes et suites digitales courantes existant dans la plupart des organisations.


Vous pilotez des projets mais vous ne connaissez pas encore toutes les méthodes pour en maîtriser la performance, les coûts et les délais ? Nous avons la solution : formez-vous aux fondamentaux de la gestion de projet.


3 pratiques d’utilisation des outils digitaux :

  • Règle n° 1 : Supprimer les emails dans le projet. Toutes les informations sont échangées à travers la plateforme digitale et mises en commun en temps réel.
  • Règle n°2 : Supprimer les documents sur disque dur : tous les documents du projet sont partagés par tous sur la plateforme.
  • Règle n°3 : Réaliser toutes les réunions en phygital.

Par phygital, on entend une équipe physique (faite d’individus) qui a une existence digitale, c’est-à-dire qui collabore à travers une plate-forme digitale. Pratiquement, vous demandez à chaque participant à la réunion, qu’il soit présent ou pas physiquement, qu’il soit connecté sur la plateforme collaborative de l’équipe. L’avantage essentiel de cette pratique, qui complète les deux autres, est que toute l’information utile au projet est partagée en direct et mise à jour directement dans la plateforme. Un effet de bord positif est qu’une personne à distance peut participer à la réunion de manière aussi active que les personnes présentes.

Un dernier conseil est d’utiliser en priorité les outils mis à votre disposition par votre organisation. A cette fin, faites une veille pour identifier les outils de votre organisation, testez-les, et sélectionnez les plus opportuns. Vous serez sans doute surpris de la diversité des outils déjà mis à votre disposition qui sont peu ou pas utilisés.

A bientôt, dans un prochain billet pour vous donner des exemples concrets d’utilisation d’outils digitaux dans les différentes phases d’un projet.

Pour développer l'efficacité collective au sein de votre équipe, nous vous proposons la formation Cegos Favoriser le travail collaboratif grâce aux outils digitaux

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