Connaissez-vous le jeu de taquin ? Le déplacement d’une pièce entraine une modification de l’ensemble, laisse un espace vide qu’il faut combler par une autre pièce. C’est systémique !
De la même manière, les priorités entre projets sont souvent bousculées du fait d’un changement dans l’environnement interne ou externe de l’entreprise, et il convient de réorganiser l’ensemble.
Il existe plusieurs outils et techniques de priorisation, et je vous propose aujourd’hui de zoomer sur la matrice importance/urgence d’Eisenhower. Elle a en effet été inspirée par Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis d’Amérique, qui aurait un jour déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». Elle est habituellement utilisée pour prioriser les tâches dans un cadre de gestion du temps, mais une utilisation récente par une collègue (merci Fabienne !) montre sa pertinence dans la priorisation des projets.
Source du schéma : Maîtrise du temps et gestion des priorités (formation 0279 – Cegos)
Déterminer l’importance de vos projets
Sur l’axe des ordonnées, on retrouve l’importance, qui peut être qualifiée au travers de 3 indicateurs :
- Alignement avec un axe stratégique : à quel point votre projet contribue-t-il à la stratégie de l’entreprise, à son avenir ?
- Accessibilité : il s’agit du degré de facilité de réalisation du projet. Cette accessibilité est fortement corrélée au fait qu’il n’y ait pas trop de complexité et d’incertitude à gérer sur ce projet (et donc au fait que le lotissement préalable ait été bien réalisé).
- Retour sur attentes : je préfère parler de ROE (Return On Expectations/Retour sur attentes) que de ROI (Return On Investment/Retour sur investissement), car ce dernier indicateur est souvent difficile et coûteux à mesurer.
Déterminer l’urgence de vos projets
Sur l’axe des abscisses, on retrouve l’urgence, qui représente le risque pour un projet à ne pas être traité immédiatement. Une manière de l’objectiver est de se poser les questions suivantes :
- qu’est-ce qui se passerait si on démarrait ce projet dans 2 mois plutôt qu’aujourd’hui ?
- Qu’est-ce qu’on y gagnerait et qu’est qu’on y perdrait ?
Positionner les projets de manière relative
Il n’est pas toujours facile de qualifier l’importance et l’urgence dans l’absolu. C’est pourquoi il est conseillé de positionner les projets de manière relative, les uns par rapport aux autres.
L’objectif de cette cartographie est surtout d’identifier les projets qui se trouvent dans le cadran B, et qui méritent toute votre attention de planification du moment. En effet, c’est parce que vous aurez orchestré la production des projets importants que vous gagnerez en sérénité (et ne serez donc plus obligé de subir uniquement des urgences).
Cette matrice permet également de faire face aux sollicitations et de négocier avec plus d’assurance un nouveau projet qu’on souhaiterait vous confier.