Certains parmi vous connaissent ces journées fleuves, où une réunion en chasse une autre, laissant peu de temps de respiration et de production personnelle. Si ces réunions sont parfois très constructives, il peut arriver qu’elles soient très coûteuses en énergie de préparation, d’animation et de restitution.
Voici quelques astuces qui peuvent vous permettre de gagner en efficacité.
Structurer les rituels de projet pour gagner en temps de planification
Une première clé essentielle est de bien différencier les types de réunions qui vont être mises en place dans les projets.
Les réunions d’avancement peuvent être planifiées longtemps à l’avance et ritualisées (ex: nous nous retrouverons le lundi de 13h30 à 14h15 dans la salle 1J235 pour faire un point d’avancement périmètre/qualité/coût/délais). Dans certains projets qui mobilisent des approches agiles, on peut aller jusqu’à organiser un « daily stand-up meeting » de 15 minutes, qui se passe toujours de la même manière.
La planification en amont évite de passer du temps et de l’énergie à tenter de trouver une date commune en cours de projet, en sachant qu’au final, tout le monde ne sera pas là, et que çà coûtera du temps de coordination pour ré-embarquer les absents.
L’intérêt de ces rituels est qu’il permet aux acteurs d’entrer rapidement en zone d’efficacité, car ils savent exactement ce qui va se passer et quelle doit être leur contribution.
Orienter les réunions de travail vers la production de livrables
En ce qui concerne les réunions ad hoc, qui permettent la résolution d’un problème ou la production d’un livrable de projet, il est conseiller d’intégrer dans le corps de l’invitation l’objectif de la réunion, et le livrable que l’on souhaite produire.
Elle permet également aux participants de préparer leur « trousse à crayons », et de venir avec les éléments appropriés pour entrer le plus vite possible dans le vif du sujet.
Cette orientation livrable entretient également le Sentiment d’Efficacité Personnelle et collective. C’est parce qu’on a fait ce qu’on avait prévu de faire que l’on se sent efficace, et c’est parce qu’on se sent efficace qu’on le devient encore plus !
Autrement dit : « dire ce qu’on va faire, le faire, se dire qu’on l’a fait ».
Proposer un compte-rendu actif
L’idée de ce compte-rendu actif est de se focaliser sur ceux qui sont là et pas sur ceux qui ne sont pas là. Il intègre les 3 dimensions suivantes :
- Actions / décisions
- Qui
- Quand
Éventuellement, un RACI peut permettre de clarifier les contributions de chacun par rapport aux actions à mener.
L’objectif est de ne pas avoir de compte-rendu à écrire après la réunion, et de servir de « pousse décision ».
Et vous, quelles sont vos astuces pour gagner en efficacité dans vos réunions de projet ?