Dans la situation de confinement actuelle, il est plus que jamais nécessaire de réaliser des projets pour gérer les conséquences immédiates de la crise et préparer l’après crise. Quoi de mieux pour échapper à la morosité ambiante que de mener un projet à distance d’avenir !
Projet à distance : s’adapter à chaque situation
La crise actuelle, au-delà de ses effets négatifs, va générer des opportunités d’innovations dans tous les domaines et en particulier dans la conduite des projets. Il s’agit à la fois d’être agile dans la gestion de la situation présente et dans l’utilisation de nouveaux outils de collaboration à distance pour développer des projets dans un temps très court.
Recommandations pour vos projets à distance :
Le conseil que je peux vous donner est de respecter les bonnes pratiques de management de projet à distance ! Celles-ci sont d’autant plus nécessaires que l’équipe est dispersée.
Vous êtes commanditaire du projet
Nous ne connaissons pas la durée du confinement. Par conséquent, il faut ménager les ressources et les forces de chacun en les mobilisant sur un projet porteur. Plus que jamais, il est important d’expliquer le choix du projet, de l’arbitrage, du pourquoi de ce projet-là, quitte à ajourner d’autres projets.
Il vous faut alors nommer un chef de projet et désigner les membres de l’équipe projet.
Demandez au chef de projet de rédiger un cadrage simple du projet et de vous le remettre. Il intégrera les objectifs du projet, pourquoi ce projet et pas un autre, les livrables attendus et le délai. Tous ces éléments doivent figurer sur une page maximum.
À lire >> Les outils digitaux au service du chef de projet : partie 1 & partie 2
Vous êtes chef de projet
Il faut tenir compte du fait que certains collaborateurs découvrent le télétravail, travaillent dans un espace réduit et/ou ont des enfants en bas âge. Vous devrez en tenir compte dans la répartition des missions. Le projet à distance ne se fera pas « comme d’habitude ».
- créez une équipe sur une plate-forme de travail collaboratif (Teams, Slack, etc.) ;
- faites une réunion de lancement avec l’équipe. Vous pourrez ainsi présenter les objectifs du projet, pourquoi il est lancé en priorité, ce qu’il va apporter à l’entreprise. Précisez à chacun.e pourquoi il ou elle a été choisi.e. Listez ensemble toutes les activités à réaliser, planifiez-les et répartissez les tâches avec l’équipe ;
- bannissez l’échange de mail qui va saturer vos boites mails et vous faire perdre rapidement le fil ;
- créez une structure documentaire simple sur la plate-forme collaborative (par exemple dans l’onglet « fichiers » de Teams). Vous y partagerez tous vos fichiers ;
- fixez dès à présent des règles simples de modification des documents partagés ;
- faites à heure fixe une réunion quotidienne à distance de type « Daily meeting » de 30’ maximum. L’objectif est de partager les réalisations de la veille et faire le point sur les priorités de la journée.
Cette réunion permet de garder le lien indispensable dans ce contexte de confinement. Laissez un petit temps d’échanges informels au démarrage sur les sujets de la vie quotidienne. - réservez une heure dans la journée dans votre agenda pour des échanges individuels avec les membres de l’équipe qui le souhaitent ;
- une fois par semaine, faites une réunion d’une heure avec l’équipe. Ce sera l’occasion de revoir le projet dans son ensemble et ajuster les tâches et le planning si nécessaire.
Faites un point de 30’ à l’issue avec votre commanditaire pour lui présenter l’avancement et obtenir des décisions lorsque nécessaire.
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Tous ces conseils vous permettront de gagner beaucoup de temps dans la réalisation de vos projets. Ils vous éviteront également les incompréhensions liées à l’éloignement. Ne multipliez pas les outils utilisés (une seule plate-forme !) et dites-vous qu’en management de projet la simplicité est gage d’efficacité !