Quels outils digitaux au service d’un chef de projet ? (2/2)

Dans un précédent billet, nous vous avons défini les principes clés et les règles d’utilisation des outils digitaux pour la collaboration d’une équipe projet. De ce fait, nous vous proposons dans ce billet de voir des exemples concrets d’usages d’outils digitaux qui peuvent être faits dans le cadre d’un projet.

Un panel d’outils digitaux

Des outils collaboratifs digitaux naissent chaque jour. Cependant, il n’est pas dans notre intention d’en réaliser une cartographie exhaustive. Ainsi, tous les outils cités dans cet article le sont uniquement à titre d’illustration.

Figure : utiliser les outils adaptés à la phase du projet

Chaque phase du projet a ses propres besoins de collaboration et donc ses propres usages. La figure ci-dessus vous propose donc un découpage de l’utilisation des outils digitaux par phase du projet.

Découvrez notre formation Cegos sur la culture digitale pour que le numérique ne soit plus un secret pour vous !

PHASE INITIALISATION

C’est la phase de construction de la charte du projet et d’élaboration des pistes de solutions pour répondre aux besoins. En premier lieu, nous devons faire dans cette phase de la veille, du brainstorming, trouver des solutions innovantes. Nous vous proposons donc d’utiliser des outils de brainstorming collectif tels que le tableau blanc partagé, le nuage de mot ou la carte mentale, dit aussi mindmap. De nombreux outils gratuits ou intégrés dans des suites digitales intègrent ces fonctionnalités.

PHASE DÉFINITION

Cette phase est celle de la constitution d’une équipe projet. Les usages principaux des outils digitaux dans cette phase sont :

• La constitution d’un espace partagé au sein de l’équipe,
• La possibilité de partager des documents avec toute l’équipe,
• La possibilité de réaliser des documents en commun (plan de management du projet, spécifications, présentations, compte-rendu de réunion,…).

Ainsi, nous vous proposons dans cette phase d’utiliser un outil de gestion d’équipe phygitale (de type Teams ou Slack) et de mettre en place les règles citées dans notre précédent billet.

Consultez la première partie de cet article :
Les outils digitaux au service du chef de projet (1/2)

De même, au cours de cette phase, la planification du projet est effectuée. Aujourd’hui, le digital révolutionne la façon de gérer et surtout de partager un planning. Effectivement, une tâche est directement créée dans l’outil avec sa description et les liens vers tous les documents utiles et elle est affectée à la personne en charge de sa réalisation qui est avertie de cette affectation. Le responsable de la tâche met à jour l’avancement directement en ligne dans l’outil. Par la suite, les états d’avancement synthétiques sont automatiquement élaborés en fonction du destinataire ! En outre, la plupart des outils de planification intègrent de nos jours ces possibilités de gestion partagée en ligne.

PHASE EXÉCUTION

Cette phase est une phase de coordination et de communication auprès des partie-prenantes. Nous vous proposons d’utiliser les possibilités des plateformes digitales pour animer de manière efficace vos réunions, tracer les actions et décisions prises et les partager en temps réel.

Lors de cette phase, des décisions doivent être prise au sein de l’équipe projet ou du comité de pilotage. Pourquoi ne pas faciliter la décision en votant ? Définissez dans un premier temps la règle de vote à l’unanimité, à la majorité simple ou des 2/3 .

Ainsi, utilisez une fonctionnalité de vote ou de sondage digital. Notons que les avantages de cette solution sont l’anonymat et la possibilité pour chacun de s’exprimer.

De cette façon, une communication simple et directe peut être engagée à la fois à travers les canaux vocaux ou alors à travers le chat avec son formalisme allégé par rapport à l’email.

D’autres articles sur le sujet :

Gestion multi-projets : conduire des réunions de projets efficaces
Construire votre équipe projet en 5 étapes

FINALISATION

Voyons maintenant la phase de finalisation, c’est le moment des retours d’expérience. Vous pouvez là encore utiliser un outil de sondage en ligne dans lequel vous proposerez de répondre aux 3 questions suivantes :

• En quoi ce que nous avons fait a été créateur de valeur pour notre client ?
• De quoi sommes-nous fiers dans ce que nous avons accompli dans le projet ?
• Qu’est-ce nous ferons différemment dans un prochain projet ?