Que l’on soit en mono ou multi-projets, il est important de planifier ce qui peut l’être pour éviter de se retrouver dans la situation où l’on ne traite que les urgences.
Le planning des livrables multi-projets est un outil (parmi d’autres) pour cela :
Vous trouverez ci-après quelques clés de construction.
Triez les projets par ordre de priorité décroissante
Cela vous permet de focaliser votre attention en priorité sur les projets les plus importants/urgents.
Et si vous vous rendez compte que c’est vraiment trop chargé sur une semaine, cela facilitera les arbitrages !
Identifiez vos livrables
Vous pouvez vous aider pour cela d’un outil comme l’organigramme des tâches, qui permet une bonne visualisation de l’ensemble des livrables à fournir dans le cadre du projet.
Idéalement, découpez vos livrables pour qu’ils puissent être produits dans le cadre d’une semaine. Astuce complémentaire : si un livrable L1 est découpé en plusieurs livrables intermédiaires, notez dans les blocs semaine l’état d’avancement du livrable principal : L1i par exemple :
Le fait de « livrer » un élément chaque semaine sur un projet entretient votre Sentiment d’Efficacité Personnelle (qui sera le thème d’un prochain billet).
Positionnez vos livrables dans le temps
En vous appuyant sur :
- les plannings de chaque projet (s’ils existent), ou sur le degré d’urgence associé à chacun d’entre eux.
- votre disponibilité projet (les cailloux dans le bocal).
Utilisez des couleurs différentes pour chaque projet : elles aident notre cerveau à structurer l’information.
De la même manière que sur un diagramme de Gantt, vous pouvez chaîner certains livrables entre eux.
Validez votre capacité à livrer
Cette représentation graphique est un excellent moyen de prendre conscience de la quantité de travail à fournir par semaine… et éventuellement de vous alerter sur le niveau d’énergie que cela va supposer pour vous (je me suis par exemple autorisé à ajouter un pictogramme d’alerte en semaine 3).
Suivre votre production hebdomadaire
Ce suivi peut prendre la forme d’un « Visual Planning », qui peut là encore s’appuyer sur les codes couleurs que vous associez aux projets.
L’enjeu est alors de faire passer vos livrables de la colonne « à faire » à la colonne « fait », ce qui contribue à augmenter votre Sentiment d’Efficacité Personnelle.
Cet outil de suivi peut se faire en mode « pen and paper » (cf. exemple ci-dessous!) ou bien avec des outils collaboratifs en ligne (ex: Trello ou autres )
Et vous, avez-vous d’autres astuces pour organiser la production de vos livrables dans le temps ?