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Construire votre équipe projet en 5 étapes

Par le 11 janvier 2016

Qu’est-ce qu’une équipe projet ?

Un groupe de personnes venant d’horizons parfois très divers, et qu’il va falloir faire collaborer afin d’atteindre un objectif commun. Vous vous en êtes sans doute déjà rendu compte : une équipe projet n’atteint pas tout de suite sa vitesse de croisière émotionnelle et fonctionnelle.

Le psycho-sociologue américain Bruce Tuckman a modélisé en 1965 les différentes phases de vie d’une équipe :

Construire votre équipe projet en 5 étapes

 

 

 

Cette modélisation est particulièrement intéressante pour repérer le niveau de maturité d’une équipe, et permettre au chef de projet d’utiliser les bons leviers d’animation au bon moment.

1. Première phase – Formation

Les membres du groupe se rencontrent, notamment dans le cadre de la réunion de lancement du projet.

A ce stade, le groupe n’est pas encore une équipe mais plus une collection d’individus.

Ils doivent donc apprendre à se connaître, se positionnent les uns par rapport aux autres et découvrent la légitimité de chacun. Tout comme dans une rencontre amoureuse, il y a un mélange d’excitation (liée à la nouveauté et au fait qu’à ce stade, tous les espoirs sont permis) et de prudence (afin d’éviter les confrontations sérieuses et de se faire accepter).

Rôle du chef de projet dans cette phase :

Dans la mesure où le niveau d’incertitude sur les rôles et responsabilités est encore élevé, l’équipe est très dépendante de son leader formel (le chef de projet) pour s’orienter.
Son objectif majeur est de catalyser la dynamique de groupe en adoptant un mode de management « entraineur », et en fédérant des personnalités parfois très différentes. La cohésion peut se construire autour de 2 pivots :

  • Relationnel : il faut mettre en relation, créer un climat de confiance le plus tôt possible, en mobilisant notamment des techniques de team building.
  • Rationnel : il faut partager l’objectif projet commun visé par l’équipe, et favoriser son appropriation. Cela peut notamment passer par la recherche du nom du projet.

2. Deuxième phase – Tension / turbulences

Après un début de croisière marqué par des échanges courtois vient la tempête !

Lors de cette deuxième phase, les premières divergences de points de vue font leur apparition. Chaque expert de l’équipe cherche à se faire entendre (de façon plus ou moins diplomate), ce qui génère des confrontations, critiques… voire des affrontements.

C’est une phase très délicate, qui peut, si elle est mal négociée, aboutir à la balkanisation de l’équipe, voire à un changement de main du leadership au sein du groupe. Mais bien gérée, elle conduira à au renforcement de l’équipe.

Rôle du chef de projet dans cette phase :

Comment faire pour que les partages d’idées deviennent des moments créatifs/productifs (innovation, fertilisation) et non destructifs (conflit d’idées, luttes d’influence) ?

Le chef de projet doit libérer un espace de parole pour chacun, en adoptant un mode de management très « participatif ».  Cela passe également par la régulation des conflits au plus tôt, afin d’éviter que les discussions s’enveniment.

Dernière astuce : dans cette phase où les équipiers repèrent ce qui les oppose, il peut être opportun de reformuler l’objectif commun régulièrement, afin de maintenir la cohésion dans le temps.

3. Troisième phase – Normalisation

La tempête dépassée, on peut maintenant mettre en place une vraie structure de travail en équipe. C’est une phase de consensus où bon nombre d’outils communs s’installent dans le paysage, des règles de fonctionnement sont exprimées et acceptées par tous.

Les objectifs du groupe et des contributions de chaque membre sont explicitement définis.

Rôle du chef de projet dans cette phase :

Le chef de projet a désormais pour rôle de permettre au groupe de trouver un consensus autour d’un cadre commun de travail.

Cela peut passer par un mode de management plus « directif », qui permet de clarifier et de légitimer les règles de fonctionnement et les rôles de chacun, en chassant les dernières zones d’incertitude qui pourraient polluer le travail collaboratif.

4. Quatrième phase – Performance

Tous les groupes n’atteignent pas cette phase, qui correspond au travail effectif du groupe, sur les bases de fonctionnement qui ont été mises en place lors de la phase précédente.

Ça y est, l’équipe existe, les outils sont en place, les règles de fonctionnement partagées. Le travail collaboratif permet au groupe de réussir des performances qui dépassent la simple juxtaposition collaborative : la création de valeur est à son maximum, et le moral est bon !

Rôle du chef de projet dans cette phase :

Le chef de projet doit coordonner, motiver, arbitrer, en adoptant le juste degré de contrôle. Trop de contrôle, et il risque d’étouffer les initiatives. Trop peu, et le groupe risque de manquer de guidance lors de certaines étapes.

Il doit donc adopter un mode de management « délégatif », et se rendre disponible selon les besoins de chacun.

5. Cinquième phase – Suspension/Dissolution

Cette cinquième phase correspond à la dissolution du groupe, soit parce que le projet est terminé, soit par usure, après des échecs ou des déceptions, quand certains membres commencent à quitter l’équipe. Dans les deux cas, la situation peut être difficile à vivre.

Rôle du chef de projet dans cette phase :

Tout d’abord, le chef de projet doit prendre le temps de reconnaître le travail effectué par les membres du groupe, et de valoriser l’apport de chacun à l’atteinte des objectifs.

Il convient également de capitaliser sur les succès et les erreurs rencontrés dans le projet, ainsi que sur les règles de fonctionnement mises en place par l’équipe.

Enfin, il faut aussi marquer de façon formelle et explicite la fin du projet pour permettre aux équipiers de s’engager plus facilement dans de nouveaux projets.

Vie d’équipe et vie du projet

Voici comment se déploient ces différentes phases de la vie d’équipe en fonction du cycle de vie d’un projet :

5 étapes Tuckman

 

Styles management

Pour aller plus loin : S’appuyer sur la sociodynamique pour embarquer des acteurs sur un projet

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Nasaar Lazare Il y a 1 année

Ceci m’amène à examiner en rétrospective le niveau de collaboration que j’ai eu avec certains membres de l’équipe parce que je ne savais pas ces étapes fondamentales de mise en place d’une équipe de projet. J’ai évité le pire mais je vous assure que cela n’était pas facile. Je pourrais mieux faire face à cette difficulté avec ces notions.

Répondre
    François Debois

    François Debois Il y a 1 année

    Merci pour votre retour. Le management d’équipe projet n’est pas une science exacte, mais ces « guidelines » sont effectivement aidantes pour éviter le pire !